Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2020 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
- Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:
- при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
- с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
- в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
- порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
- книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Ответственность ИП за неоформленных работников
Индивидуальный предприниматель должен по закону оформить всех своих сотрудников. К тому же c 2021 года ответственность ИП за неоформленных работников ужесточилась. Пренебрегая оформлением трудового договора, ИП подставляет не только сотрудника, но и себя. Чем грозит предпринимателю фиктивный штат?
| Вид ответственности | Какое нарушение | Размер штрафа |
| административная | нарушение встречается впервые или оно незначительно (например, сотрудник поработал пару недель без договора). | От 1000 рублей до 5000 рублей или приостановление деятельности на 90 дней |
| уголовная | влечет за собой большое количество неоформленных работников или работа без договора одного сотрудника, но на длительный срок, а также неуплата налогов в связи с незаконным наймом в крупном и особо крупном размере. | От 100 тыс. до 300 тыс. рублей, только сначала нужно покрыть долг по налогам, а потом только оплата штрафа. Или лишение свободы сроком на 2 года реального, а не условного, а так же запрет деятельность в области, которой было нарушение. |
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.
Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем
Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2021 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.
сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.
и теперь не знаю как быть и как правильно..
Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:
Это важно знать: Основные положения трудового договора
За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.
Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.
Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.
И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Оформляем дубликат трудового договора
В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.
Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д. Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.
Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:
Полезная информация от КонсультантПлюс
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (читать далее…).
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций.
Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.
Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:
По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.
Выписки из документов
Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Трудовой договор: когда выдается работнику на руки?
Из ТК РФ прямо следует, что договор, регулирующий трудовые отношения работодателя с сотрудником заключается письменно в двух экземплярах. Один из них обязательно передается работнику, а другой хранится у работодателя. Факт передачи работнику его экземпляра подтверждается его подписью на той копии, которая остается в организации.
Также в указанной статье говорится, что трудовое соглашение подписывается и выдается на руки не позднее, чем через три дня после того, как сотрудник приступил к работе непосредственно.
Невыдача работодателем экземпляра договора при его заключении – нарушение им своей обязанности, а, соответственно, и прав работника. Судебная практика признает нарушением даже отсутствие подписи сотрудника, которая подтверждает факт получения им своего договора на руки.
Копия трудового договора выдается работнику в любой момент времени, когда он запросит ее (ст. 62 ТК РФ). К примеру, если вы потеряли свой экземпляр соглашения или испортили, вы всегда можете обратиться в кадровый отдел организации и попросить копию своего договора (и вообще любых документов, связанных с вашей трудовой деятельностью).
Утрата договора работником и ее последствия
Нет никаких сложностей в случае, если одна из сторон потеряла свою копию соглашения. Как правило, чаще всего такая ситуация складывается у сотрудника – ведь хороший руководитель не может позволить себе терять документы.
Если документ оказался вами утрачен, то самый простой выход из положения – это обращение к руководителю. Он должен предоставить вам свой экземпляр договора, чтобы вы могли снять с него копию.
Другой вопрос – если данный документ хранится в кадровом отделе. Исходя из тех или иных соображений, руководитель отдела может отказать вам в предоставлении соглашения. В этом случае не обязательно подавать в суд – нужно лишь написать заявление о сложившемся положении вещей своему руководителю или сообщить ему об этом напрямую. После чего копия документа будет выдана.
Происходят и ситуации (к счастью, чрезвычайно редкие), когда договор потерян не одной, а обеими сразу сторонами. В данном случае восстановление документа осуществляется на основании:
- личной карточки работника;
- приказа о трудоустройстве;
- записи, внесенной в трудовую книжку.
В подобной ситуации не ведется речь о дублировании утраченного соглашения. Стороны просто перезаключают договор, проставляя даты прежнего документа.