Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первоначально оформление начинается со стороны работника. Ему необходимо написать собственноручно заявление с указанием своих данных: ФИО, должности, подразделения и контактов. В некоторых компаниях может потребоваться указать свой табельный номер, уточнить его можно в кадрах.
Процедура оформления отпуска без зарплаты
Помимо личных данных, указываются данные работодателя: название компании, должность и ФИО непосредственного руководителя. Конкретной формы для заявления на неоплачиваемый отпуск в законодательстве нет, поэтому текст сотрудник пишет в свободной форме.
Обязательно должна быть указана причина необходимости дополнительных выходных, а иногда и документы, подтверждающие ее.
Заявление должно быть подписано сотрудником с указанием даты составления и передано работодателю до непосредственного отсутствия на работе.
В ряде компаний внутренним распорядком могут быть установлены дополнительные требования к срокам подачи подобных бланков.
Далее работодатель должен принять решение, согласовывает ли он отпуск этому сотруднику. Если да — руководитель подразделения ставит отметку о нем, подкрепленная подписью и датой. Только после этого документ попадает в бухгалтерию.
Кадровые сотрудники готовят приказ о предоставлении отпуска. Форма унифицированная, в документе ставится отметка о том, что дни отдыха предоставляются без финансирования. С приказом работник должен ознакомиться под роспись.
В личную карточку сотрудника вносится запись. Ознакомление со вносимыми в этот документ записями не требуется. В зависимости от дат отсутствия, кадровый сотрудник проставляет соответствующие отметки в табеле.
При этом они отличаются. Если работодатель был обязан предоставить дни — «ОЗ», если дополнительные выходные предоставлены по согласованию — «ДО». Записка-расчет не оформляется, так как не производится расчет отпускных.
Неоплачиваемый отдых возможен только по инициативе сотрудника. Поэтому работодатель не имеет права насильно направить работника отдохнуть.
Если же руководитель компании настаивает, его действия попадают под нарушение и могут повлечь за собой штраф до 50 000 рублей.
Отпуск за свой счёт во время простоев: можно или нет?
Принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск работодатели не имеют права, даже если предприятие не работает. За такие действия руководству могут вынести предупреждение или штраф. В то же время наказания не будет, если в отпуск без оплаты работник ушёл по собственному желанию.
Выплаты работнику при простое предприятия по вине работодателя возмещается в размере ⅔ от средней заработной платы, а при отсутствии его вины — ⅔ от оклада (тарифной ставки) работника.
Основания для предоставления отпуска без оплаты
В силу ч. 1 ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
Отпуск без оплаты может предоставляться любому работнику, у которого возникли соответствующие обстоятельства и который подал работодателю письменное заявление. Причем требование о том, чтобы работник подтвердил наличие уважительных причин, то есть приложил бы к заявлению копию подтверждающего документа (например, повестку в суд, направление от врача), ст. 128 не установлено. Мало того, работники зачастую не указывают конкретную причину, а пишут просто: «по семейным обстоятельствам». Тем не менее, указать причину и приложить документ, если он есть, лучше для самого же работника – чтобы у работодателя не возникло сомнений и он дал согласие на отпуск.
Какие причины являются уважительными, работодатель определяет сам, поскольку даже примерного перечня в законодательстве нет. Однако, принимая решение, работодателю нужно быть объективным и иметь в виду, что если сотрудник на работу не выйдет по веской причине, а потом будет уволен за прогул, он, скорее всего, обратится в суд. Как неоднократно указывал Конституционный суд, решение работодателя о признании конкретной причины отсутствия сотрудника на работе неуважительной и, как следствие, увольнение его за прогул может быть проверено в судебном порядке. Осуществляя судебную проверку и разрешая конкретное дело, суд исходит из общих принципов юридической, а следовательно, и дисциплинарной ответственности (таких как справедливость, соразмерность, законность) и оценивает всю совокупность конкретных обстоятельств дела, в том числе причины отсутствия на работе.
Правда, выяснять причину работодателю нужно не всегда: Трудовым кодексом и другими федеральными законами установлены категории работников и обстоятельства, когда отказать в предоставлении отпуска без оплаты нельзя. И в отличие от случаев предоставления отпуска «по семейным обстоятельствам», когда его продолжительность устанавливается по соглашению сторон, при предоставлении отпуска в обязательном порядке законом установлена его максимальная продолжительность.
Кому работодатель обязан предоставить отпуск без оплаты и на сколько дней – покажем в таблице.
|
№ п/п |
Категория работников, обстоятельства |
Продолжительность отпуска |
Норма закона |
|
1 |
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) |
До 14 календарных дней в году |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
2 |
Родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников ОВД, ФПС, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников УИС, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы) |
До 14 календарных дней в году |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
3 |
Работающие инвалиды |
До 60 календарных дней в году |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
4 |
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников |
До 5 календарных дней |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
5 |
Сотрудники, допущенные к вступительным испытаниям при поступлении в вуз, и слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации |
15 календарных дней |
Статья 173 ТК РФ |
|
6 |
Сотрудники, совмещающие работу с получением среднего профессионального образования |
10 календарных дней |
Статья 174 ТК РФ |
|
7 |
Работники-совместители, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска которых меньше, чем по основному месту работы |
Разница между отпуском по основному месту работы и на работе по совместительству |
Статья 286 ТК РФ |
|
8 |
Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях |
Время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно |
Статья 322 ТК РФ |
|
9 |
Гражданские служащие |
До года |
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» |
|
10 |
Муниципальные служащие |
До года |
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» |
|
11 |
Супруги военнослужащих |
Часть отпуска супругов, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту |
Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» |
|
12 |
Инвалиды войны |
До 60 дней в году |
Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» |
|
Участники ВОВ |
До 35 дней в году |
||
|
Ветераны боевых действий |
|||
|
Работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов |
|||
|
13 |
Доверенные лица кандидатов, участвующих в выборах, а также доверенные лица избирательных объединений |
На период полномочий |
Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гаран-тиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» |
|
14 |
Доверенные лица политической партии, кандидатов, выдвинутых по избирательным округам |
На период полномочий |
Федеральный закон от 22.02.2014 № 20-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» |
|
… |
… |
… |
… |
Когда можно воспользоваться правом на отпуск за свой счет
Для того чтобы написать заявление на такой отдых от работы, необязательно ждать особого момента — в заявлении можно указать любую причину и длительность отпуска. Вопрос только в том, насколько работодатель захочет пойти навстречу и посчитает ли он указанные обстоятельства уважительными.
Также не существует условий об обязательном сроке работы перед выходом в неоплачиваемый отпуск.
Таким образом, воспользоваться правом на предоставление отпуска за свой счет работник может всегда, но успех этой попытки во многом будет зависеть от руководства. Если же сотрудник попадает под действие нормативов об обязательном предоставлении отпуска, он может использовать положенные дни отдыха в момент, когда в этом появится необходимость.
Как быть в случае отказа работодателя
Если руководитель не хочет отпускать сотрудника в отпуск, а у него, в свою очередь, нет законных оснований требовать подписи на заявлении, следует постараться убедить работодателя в необходимости такого решения.
В случае если аргументы не помогают, а возможности выйти на работу действительно не будет, решение и ответственность за отпуск ложится на плечи самого сотрудника. Можно предупредить работодателя о неявке на работу, но это может стать причиной увольнения за прогул. Если других вариантов нет — можно написать заявление на увольнение и заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, а затем прийти к работодателю с двумя документами на его усмотрение. Возможно, так он выберет вариант неоплачиваемого отпуска и пойдет на уступки.
Если же руководитель не подписал заявление на дни за свой счет, хотя на этот отпуск у сотрудника есть официальное право, можно оспорить его решение в судебном порядке.
Определив необходимость предварительного согласования отдыха, работник должен проследить за неукоснительным соблюдением основных требований к процедуре.
Порядок действий выглядит следующим образом:
- Работник обращается к своему непосредственному начальнику и объясняет причины и основания предоставления отпуска.
- На имя руководителя пишут заявление с просьбой разрешить выйти в неоплачиваемый отпуск. Образец можно найти в кадровой службе или оформить самостоятельно, придерживаясь общих норм к документации подобного рода (шапка с реквизитами, основной тест заявления, подпись и дата). Важно отразить в тексте причину или ссылку на закон, по которому допускается уход сотрудника.
- При наличии законных оснований или веских причин, руководство согласует временное отсутствие человека, поставив на заявлении соответствующую визу. Далее документ передается в работу кадровой службе и в бухгалтерию.
- Работник обязан дождаться, чтобы кадровики издали приказ об оформлении отпускника, который после подписания у директора организации должен с ним ознакомиться.
- Подпись об ознакомлении с приказом служит гарантией для работодателя, что неоплачиваемые дни предоставлены по просьбе заявителя. Для работника приказ дает право считать свое отсутствие согласованным, без каких-либо негативных последствий со стороны администрации.
Помимо заявления руководству на согласование могут потребоваться документы, подтверждающие право сотрудника на использование законных неоплачиваемых дней.
К таким бумагам относят:
- документы о смерти родственника:
- рождении ребенка;
- справка из ЗАГСа о назначенной дате регистрации;
- справка-вызов из вуза или ссуза и т.д.
Можно ли уволить гражданина во время административного отпуска
При рассмотрении аспекта подготовки необходимых документов для расторжения трудового контракта с сотрудником, который находится в неоплачиваемом административном отпуске, порядок действий должен быть идентичен приведённому выше.
Это свидетельствует о том, что находящегося в административном отпуске работника можно уволить лишь после его выхода на работу.
В ситуации, когда гражданин, ушедший в неоплачиваемый отпуск, желает расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, подача заявления должна быть осуществлена не позднее, чем за две недели до числа предполагаемого увольнения.
Если у работника предприятия имеются объективные причины, подпадающие под пункты статьи 80 ТК РФ, тогда расторжение контракта и начисление положенных компенсаций должно быть проведено на дату написания заявления. Это правило действует даже в случае, когда гражданин ещё находится в неоплачиваемом отпуске.
Учитывая вышеназванные обстоятельства, складывающиеся на дату подачи составленного по образцу заявления для расторжения трудового контракта с работодателем, сотрудник обязан сверить числа, которые прописаны в заявлении и непосредственно последнего рабочего дня. Эти даты должны совпадать.
Когда сотрудник предприятия собирается из неоплачиваемого отпуска сразу же уйти на законный отдых по достижению пенсионного возраста, тогда в составляемом заявлении нет необходимости прописывать специфические причины, потому что у работодателя есть все необходимые сведения по возрасту гражданина. Если же причина расторжения контракта кроется в другом обстоятельстве, тогда лучше их прописать.
Важно всегда помнить, что у работодателя, при отсутствии согласия со стороны сотрудника, нет ни одного основания для увольнения в период отпуска. Также работодатель не имеет права отозвать работника из любого типа отпуска для того, чтобы начать процедуру расторжения трудового соглашения.
Данное обстоятельство распространяется даже на такие ситуации, когда гражданин сам составил и подал на подпись подобное заявление.
Приоритетное право на получение административного отпуска
Согласно нормам трудового законодательства у некоторых категорий сотрудников предприятий имеются дополнительные гарантии того, что им будет предоставлен административный отпуск по первому требованию.
К обозначенным категориям работников относятся:
- Граждане, принимавшие участие в ВОВ. Такие работники могут воспользоваться отпускным периодом на срок до 35 дней.
- Граждане, преодолевшие пенсионный возрастной рубеж. Им полагается административный отпуск на две недели.
- Граждане, имеющие степень инвалидности. Срок отпуска может составлять до 60 дней.
- Граждане, являющиеся родителями или супругами военнослужащих, полицейских, работников таможни и прочих силовых структур, погибших или получивших смертельные ранения во время исполнения своей работы. Длительность отпуска составит до 14 дней.
Стоит помнить, что административный отпуск для вышеназванных категорий работников должен быть израсходован на протяжении одного года. При этом гражданин может разделить положенное время на несколько периодов.
Даже при наличии определённых договорённостей в коллективном соглашении, длительность такого отпускного времени не уменьшается.
Принудительный отпуск за свой счет
Если работник написал заявление на временное освобождение от своих обязанностей под давлением руководителя, ему необходимо обратиться с соответствующей жалобой в государственное учреждение по труду. При выявлении нарушений в ходе проверки, директор несет административное наказание.
В соответствии со ст.5.27 КоАП РФ размер административного штрафа составляет:
- 1000-5000 рублей для руководителя;
- 1000-5000 рублей или прекращение работы сроком до 3-х месяцев для человека, который является предпринимателем, но не зарегистрированным как юридическое лицо;
- 30000-50000 рублей или прекращение работы до 3-х месяцев для организации.
Неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя
Отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск без его согласия администрация не имеет права. В ст. 128 ТК РФ чётко оговаривается, что неоплачиваемый отпуск даётся исключительно по заявлению работника.
Отправка в бесплатный отпуск по инициативе начальства преследуется в административном порядке. Принуждение к такому отпуску является правонарушением, предусмотренным ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это наказывается для должностных лиц штрафом в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., а для организации — штрафом от 30 до 50 тыс. руб. При отягощающих обстоятельствах, когда такое нарушение совершается повторно, виновные должностные лица облагаются штрафом в размере до 20 тыс. руб. или подлежат дисквалификации до трёх лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Организация уплачивает штраф до 70 тыс. руб.
«По семейным обстоятельствам»
В Трудовом кодексе РФ закреплено право каждого работающего человека на предоставление отпуска без сохранения заработной платы «по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам» (ст. 128 ТК РФ). Термины эти нигде не конкретизированы, поэтому руководитель самостоятельно определяет, насколько указанная в заявлении причина весома, чтобы отпустить сотрудника. Чаще всего вопрос отпуска «за свой счет» работодатель решает исходя из производственных потребностей предприятия.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы законодательно не ограничена. Этот вопрос также остается на усмотрение работодателя, за исключением ситуаций, когда он обязан предоставить отпуск по просьбе работника (о них речь ниже).
Такая ситуация возникает, если работа была приостановлена по решению работодателя. Причины могут быть не только экономическими, но и технологическими, организационными или техническими.
Хотя эта ситуация похожа на отпуск за свой счет, тем не менее здесь есть два важных отличия:
- если имеет место простой по вине руководства, то работник получает две третьих от своего среднего заработка за всё его время;
- во время отгулов сотрудник не находится на своем рабочем месте, при простое он обязан быть на работе.
Обычно вопрос о том, где ему находиться, решается руководителем с учетом действующих нормативных актов. Если работнику разрешили покинуть рабочее место, он может располагать освободившимся временем.
Срок административного отпуска
Трудовым кодексом максимальная продолжительность неоплачиваемого отпуска не установлена, поэтому работник и работодатель вправе договориться о любом сроке. Однако предельная длительность такого отдыха может быть ограничена законами. В частности, для государственных и муниципальных служащих продолжительность отпуска без сохранения заработной платы ограничена годом .
Федеральные законы от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (ред. от 03.12.2012).
Возможны ситуации, когда соглашения о сроке отпуска достичь не удается. В этом случае работодателю нужно помнить о категориях работников, которые могут требовать отпуск определенной продолжительности в силу ТК РФ или иного закона (работающие пенсионеры и иные категории, названные ранее). Если работник относится к таким лицам, то отпуск придется оформить. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной законом продолжительности.
Оформление неоплачиваемого отпуска
Предоставление неоплачиваемого отпуска, так же как и любого другого, необходимо документировать. Как говорилось ранее, работнику необходимо написать заявление с указанием причин, по которым ему требуется неоплачиваемый отпуск, и его желаемой продолжительности. Если работодатель согласен, он ставит на заявлении визу «Не возражаю» или «Согласовано» и передает его в кадровую службу для оформления приказа. Отметим, что работнику нужно обязательно дождаться издания такого приказа, чтобы удостовериться, что отпуск ему предоставлен, иначе уход в отпуск может быть расценен как прогул. Например, Басманный районный суд г. Москвы рассматривал следующее дело. Ш. была уволена 13.09.2010 за отсутствие на рабочем месте 9 и 10 сентября 2010 г. без уважительных причин. Ш. посчитала, что увольнение незаконно, так как она получила разрешение руководства не выходить на работу в спорный период. Однако суд установил, что Ш. получила согласие на неоплачиваемый отпуск лишь у непосредственного руководителя, но не убедилась в том, что руководство компании издало приказ о предоставлении ей отпуска без оплаты. Поскольку приказ издан не был, отсутствие Ш. было расценено как прогул (Определение Московского городского суда от 18.03.2011 по делу N 33-7425).
Приказ оформляется по унифицированной форме Т-6 и подписывается уполномоченным лицом организации.
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Нередко неоплачиваемый отпуск является дополнительным к другому виду отпуска, например к основному ежегодному оплачиваемому. В унифицированной форме в данном случае помимо графы «Б» нужно заполнить графу «А», а в разделе «В» указать общее количество дней отпуска и его даты. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.
Сведения о периоде отпуска, предоставляемого без оплаты, нужно внести в личную карточку (форма Т-2), а сам период отпуска отметить в табеле учета рабочего времени. В зависимости от причины предоставления отпуска за свой счет буквенные обозначения в табеле могут быть следующими:
- УД — дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;
- ДО — отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;
- ОЗ — отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ;
- ДБ — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
- А — неявка с разрешения администрации (для ф. 0504421, утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н).
Почему важно учитывать неоплачиваемый отпуск? Потому что его продолжительность влияет на стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска. В частности, ст. 121 ТК РФ определено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника без сохранения заработной платы отпусков свыше 14 календарных дней. Следовательно, если общая продолжительность административных отпусков в течение рабочего года составила, например, 30 календарных дней, при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.
Что такое вынужденный отпуск
Отпуск — это, чаще всего, желанная и ожидаемая пора. Его время и продолжительность работник и работодатель обычно согласовывают между собой. Отпуск предоставляется согласно графику, при планировании которого работодатель учитывает пожелания работника. Если же нужен отпуск вне графика, в том числе и без сохранения оплаты, работник пишет заявление с просьбой его предоставить.
Но иногда отпуск носит иной характер — его инициатором становится работодатель. При этом не все работники знают, что отправить их в отпуск без сохранения оплаты компания права не имеет. Ведь понятия «вынужденный отпуск» в трудовом законодательстве нет.
Однако на практике работодатель нередко «предлагает» работнику отправиться в административный неоплачиваемый отпуск.