Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минтранс утвердил новый порядок оформления путевых листов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Несмотря на то, что с 2013 года использование унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, не является обязательным, предприятия по-прежнему широко используют форму №8 Журнала учета движения путевых листов. Вне зависимости от того, использует ли организация установленную форму или решила разработать свою, это потребуется зафиксировать в учетной политике.
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Путевые листы: правила заполнения в 2021 году
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр.
Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов
С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.
В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.
Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.
Ответственный за ведение Журнала
Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.
Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать и вести специальный журнал движения путевых листов. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. За эти 20 лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевок законодатели вносили поправки не один раз, последние из которых пришлись на начало 2021 года.
Кроме формы № 8, Постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевок (для грузовых, легковых автомобилей и автобусов). О них речь в других статьях, мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевок, выданных водителям, и за сдачей отработанных путевок обратно в бухгалтерию организации. Рассмотрим рекомендуемый образец журнала выдачи путевых листов 2021 года: заполнение межотраслевой формы 8 не представляет трудностей.
Кто заполняет и образец
Обязанность по ведению учета путевых листов в специализированном журнале может быть возложена на работника, назначенного приказом руководства, либо на служащего, в чьи должностные обязанности, обозначенные в трудовом договоре, входят функции по ведению учетных ведомостей в организации.
Чаще всего подобная работа выполняется бухгалтером, кадровиком или секретарем-делопроизводителем. При отсутствии лица, осуществляющего ведение такой ведомости внутри предприятия, договор может быть заключен со сторонними организациями, обслуживающими автотранспортные средства, при условии, что в таком договоре будет предусматриваться пункт о необходимости ведения учета.
Журнал учета путевых листов (Форма 8): бланк и образец заполнения скачать
Путевки для легковых автомобилей
Служебным легковым автомобилем считается транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу и его предприятию. Грузоподъемность таких авто обычно небольшая.
Служебный транспорт и человек, управляющий им, могут быть наняты. В таком случае обязательным становится заполнение путевого листа. Этот документ предоставляет гарантии обеим сторонам трудовых отношений: наниматель уверен в том, что работа выполнена в полном объеме, а водитель имеет письменное подтверждение своих действий. Путевой лист – это своеобразная страховка, которую не могут заменить расписки или устные договоренности.
Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:
- Дату, когда лист был выдан.
- Его номер и серию.
- Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
- Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).
Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2020 году.
Кто заполняет путевой лист?
- На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок. Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
- Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
- Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
- Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.
Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2023 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
- О владельце ТС:
- правовая форма юридического лица;
- наименование компании;
- ОГРН, местонахождение и телефоны.
- Об автомобиле:
- тип ТС (легковой) и модель;
- реквизиты номерного знака;
- показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
- дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
- дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
- О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
- ФИО;
- данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
- один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
- срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.
Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов
С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.
В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.
Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.
Можно ли вести два журнала учета путевых листов
Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Штамп, подпись и Ф.И.О.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
- Тип и модель автомобиля.
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Срок действия.
- Ф.И.О. водителя.
- Название документа.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
Важно Главная — Новости — Журнал регистрации путевых листов можно ли в электроном виде Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам.
Систематизация бухгалтерии
Указанные даты, время и показания одометра проставляют уполномоченные лица предприятия и предпринимателя (или сам предприниматель, если он выполняет обязанности водителя) и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий (п. п. 13, 14 Порядка). Если на одно ТС выписано несколько путевых листов (на разных водителей), они заполняются особым образом (п. 15 Порядка). Дата, время и показания одометра при выезде ТС проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки. Соответственно, дату, время и показания одометра при заезде ТС следует фиксировать в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
- номер водительского удостоверения;
- сведения о сопровождающих лицах;
- задание водителю (наименование и адрес заказчика, время прибытия и убытия);
- информация о фактическом выполнении задания, маршруте движения, времени прибытия и убытия от заказчика, заверенного его штампом;
- движение горючего (марка, выдано, сдано, время работы спецоборудования и двигателя);
- расход горючего (марка, по норме и фактически);
- отметки о техническом состоянии ТС, проставляемые механиком при выезде и возвращении автомобиля в парк.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов
> > > 21 февраля 2020 Все материалы сюжета Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов?
Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье. Вам помогут документы и бланки: Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы.
Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство.
В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2020 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. . О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье .
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу унифицированные формы перестали быть обязательными. Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом.
Ответственный за ведение Журнала
Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.
Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.