Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая книга: кому нужна и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Расходный кассовый ордер может оформить:
- главный бухгалтер,
- бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
- директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО составляется всегда в день выдачи денег.
Оформление РКО начните с заполнения:
- полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
- кода ОКПО,
- номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
- даты заполнения,
- кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
- номера субсчета, по которому учитываются наличные,
- кода аналитического учета (если требуется),
- кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
- суммы в рублях (цифрами).
Далее порядок заполнения РКО такой:
- нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
- отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
- указать сумму прописью,
- вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Порядок заполнения и требования
Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.
Алгоритм заполнения:
| Поле | Информация |
|---|---|
| Организация | Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег |
| Номер документа | Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера. |
| Дата составления | Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам. |
| Код структурного подразделения | Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них |
| Корреспондирующий счет, субсчет | Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных |
| Код аналитического учета | Указывают специализированный код учета |
| Кредит | Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств |
| Сумма | Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации |
| Выдать | Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства |
| Основание | Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д. |
| Сумма | Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты |
| Приложение | В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов |
| Получил | Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках |
| По… | Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности |
Использование личных данных клиента в банке
Как известно, при любом обращении в банковское отделение для получения услуги по выдаче кредита, кредитной карты, рассрочки или ипотеки, банковский специалист обязательно попросит у вас паспорт. Паспорт – это основной документ гражданина РФ, который подтверждает его личность.
Без этого документа вам ни один банк не имеет права выдать заемные средства, т.к. именно он используется для идентификации клиента. Кроме паспорта, многие банки также запрашивают дополнительные документы – справку о доходах, копию трудовой книжки, СНИЛС, ИНН и т.д.
Все переданные в банк документы сканируются, информация из них переносится в специальную базу данных, где и хранится долгое время. Она нужна банковским специалистам для того, чтобы быстро найти и идентифицировать клиента, оценить его платежеспособность, сделать запросы в профильные ведомства, например, в ПФР, а также связаться с ним в случае возникновения такой необходимости.
Изменились личные данные: нужно ли обращаться в банк
Нужно ли обращаться в банк или как-то уведомлять его об этом? В законодательстве сказано о том, что заемщик должен оповестить банк только о смене контактной информации, потому что это принципиально важно, чтобы банк имел с вами связь.
Тем не менее ориентироваться нужно на условия вашего договора. Если в нем есть пункт о том, что заемщик обязуется оповещать банк о смене личных данных и обновлять их в случае необходимости, вы с этим пунктом согласились и договор подписали, то вы обязаны соблюдать эти правила.
Для чего нужно обновлять данные:
- Чтобы снизить риск мошеннических операций;
- Чтобы оптимизировать и облегчить процесс общения с банковскими сотрудниками;
- Чтобы избежать различных сбоев и ошибок;
- Чтобы повысить безопасность проведений операций с вашими счетами.
Что будет, если не сообщить в банк о смене личных данных? В теории вы можете не оповещать кредитную организацию, но это чревато определенными сложностями в будущем:
- Например, у вас открыт вклад в банке и скоро у вас подходит срок его закрытия. Если вы придете в банк с новым паспортом, то вас просто не смогут оперативно найти в базе данных, в закрытии договора вклада и выдаче денег вам откажут.
- Если у вас оформлена дебетовая или кредитная карточка, ею воспользовались мошенники и сняли все деньги – такая ситуация вполне возможна. При обращении в банк у вас первым делом попросят паспорт, и если данные в нем и в системе не будут совпадать, то ваше обращение просто не примут.
- Если вы имеете, допустим, зарплатную карту на старую фамилию, а паспорт получили уже с новой, то при любом затруднении в обслуживании вам просто заблокируют все карты. Потому что таково требование службы безопасности банка, что распоряжаться картой может только её владелец, чьи ФИО напечатаны на пластике.
Еще сложнее ситуация при кредите, который нужно оплачивать ежемесячно. Если вы просто вносите оплату самостоятельно через банкомат или онлайн-сервисы, то платеж пройдет, а вот если вы захотите провести оплату через кассу в офисе банка, то деньги от вас не примут, и вы можете выйти на просрочку. Опять же, просто потому, что погашать кредит имеют право только участники кредитного договора, которых находят по паспортным данным.
Реквизиты расходного кассового ордера
Данный документ заполняется с использованием формы КО-2, установленной законодательством. Для того чтобы ордер являлся действительным и мог использоваться при составлении бухгалтерской отчетности, необходимо, чтобы в нем не было помарок, исправлений и ошибок. Поэтому заполнять документ требуется с особым вниманием и скрупулезностью.
Бланк КО-2 содержит следующие реквизиты, обязательные к заполнению:
- Организация. Здесь требуется вписать полное юридическое наименование предприятия, указанное в учредительных документах.
- Подразделение. Наименование филиала или отделения организации, в котором был выдан данный ордер.
- Номер. Все бланки КО-2 должны нумероваться согласно реестру РКО, без пропусков и дублирования одних и тех же номеров. Как правило, на предприятиях такая книга реестра заводится с началом нового календарного года.
Какие документы нужны для открытия расчётного счёта
Большинство банков проявляет клиентоориентированность, не требуя солидных пакетов документов. Например, от предпринимателей требуются лишь паспорт, ИНН и ОГРНИП, а для некоторых банков достаточно одного паспорта. Юридические лица предоставляют устав, паспорт руководителя, а также документы, подтверждающие назначение руководителя.
Также от ИП и юрлиц могут понадобиться:
- документы, подтверждающие состав акционеров – для акционерных обществ;
- карточки с образцами подписей и печатей – используются для проведения операций при личном посещении банка (с использованием дистанционного обслуживания актуальность карточек теряется);
- ОГРН или ОГРНИП – в зависимости от требований банка;
- нотариально заверенные копии основных документов – требуются лишь в некоторых банках;
- СНИЛС – требуется для подключения некоторых электронных сервисов, облегчающих ведение бизнеса;
- лицензии – предъявляются, если вид деятельности требует лицензирования;
- государственные контракты – для работы с госзаказами;
- документы, подтверждающие право на проживание в РФ – для иностранных граждан, регистрирующих собственный бизнес в России;
- выписки из ЕГРИП или ЕГРЮЛ – требуются в некоторых банках.
Структура расчётного счёта
Каждый расчётный счёт состоит из шести цифровых групп:
- первые три цифры – указывают на назначение счёта;
- следующие две цифры – указание специфики работы ИП или юрлица. Например, 01 – это финансовый сектор, 02 – открытые и закрытые общества, 03 – некоммерческие организации и объединения;
- следующие три цифры – код валюты. Для рублёвых счетов – 810, для долларовых счетов – 840, для счетов в евровалюте – 978;
- следующая одиночная цифра – служебный символ, вроде контрольного числа;
- следующие четыре цифры – код подразделения банка, где открыт счёт;
- последние семь цифр – порядковый номер расчётного счёта в конкретном банке.
У юридических лиц и индивидуальных предпринимателей расчётные счета начинаются с цифр 407.
Открытие расчетного счета
Как выбрать банк для открытия расчетного счета. Нужен ли счет в банке для ООО или ИП. Может ли ООО или ИП работать без расчетного счета.
Читать статью Нужна ли печать для ИП или ООО
Можно ли работать ИП или ООО без печати. Ситуации, когда без печати не обойтись. Последствия работы без печати.
РКО: скачать бланк в Word или Excel
Ранее кассир должен был запрашивать у получателя денежных средств паспорт, а при необходимости и доверенность. Если заработную плату вместо работника получало доверенное лицо, в расчетно-платежной или платежной ведомости перед его подписью нужно было сделать запись «По доверенности». Доверенность кассир прикладывал к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
После внесенных изменений кассир должен удостовериться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Требование запрашивать паспорт и доверенность исключили. Но безопаснее по-прежнему требовать эти документы. Иначе есть риск споров. Например, если получатель заявит, что ему не выдали денежные средства.
Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.
Ранее учреждение рассчитывала лимит кассы двумя способами:
-
исходя из наличной выручки,
-
исходя из объема выдачи наличных.
При первом способе необходимо было определить период между днями получения наличных по денежному чеку. Если наличные денежные средства снимали не по чеку, а с карты, получалось, что лимит равен нулю.
При втором способе расчета лимита учреждение определяло период между днями получения наличных. Уточнение, что наличные денежные средства получают по денежному чеку, убрали п. 2 приложения к Указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Исходя из этого, если наличные денежные средства снимать с карты, лимит будет ненулевым.
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
- учет наличных денежных средств в кассе;
- распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
- выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
Раз уж мы говорим о внутреннем банковском контроле и рисках, то надо упомянуть и комплаенс-контроль — в банке под ним понимается комплекс мер, инструментов контроля, регламентов, направленных на соблюдение требований антиотмывочного, антитеррористического, валютного законодательства.
Комплаенс-отдел как раз и занимается мониторингом, проверкой сомнительных операций, блокировками счетов. При этом многие банки ведут активную работу с клиентами, направленную на предупреждение ограничительных мер, т.е. заранее предупреждают: у вас есть проблемы, нужно что-то менять. Поэтому относитесь к комплаенсу не только как к карателям, но и как к службе поддержки.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году
Нарушениями в статье № 15.1. КоАП РФ расцениваются следующие действия.
- Нарушение порядка прихода наличных денег в кассу, то есть недонесение денег в кассу, продажа мимо кассы или удержание средств от внесения в кассу.
- Нарушение порядка отчётности о кассовых операциях (незаполненная кассовая книга, отсутствие отчётных документов по движениям денег в кассе).
- Хранение наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита кассы.
- Расчёт с другими организациями или ИП сверх 100 тысяч рублей наличными.
Лимит 100 тысяч рублей актуален на 2021 год. Ограничение касается ИП, ООО и других типов организаций – при сделке на большую сумму придётся составлять несколько договоров (или оплачивать двумя разными способами, см. пример). Ограничиваются только расчёты наличными.
Какие изменения в 2021 году
Пример: есть сделка между ИП и организацией на 130 тысяч рублей, ИП может внести в кассу организации наличными только 100 тысяч. Остаток в 30 тысяч предприниматель должен будет внести на расчётный счёт организации.
Примечание: ограничение для расчётов наличными по одному договору для МФО и ломбардов отличается – оно составляет 50 тысяч рублей на договор.
За перечисленные нарушения следует административный штраф:
- от 4 до 5 тысяч рублей для сотрудников организаций или ИП, ответственных за ККТ;
- от 40 до 50 тысяч для руководителей юридических лиц.
То же наказание следует за нарушение порядка инкассации денег сверх установленного кассового лимита.
Право вести кассовую дисциплину в упрощённом порядке имеют индивидуальные предприниматели, микропредприятия и субъекты малого бизнеса.
Суть упрощёнки:
- Можно не определять лимит остатка кассы.
- Не нужно вести отчётность: РКО, ПКО, кассовую книгу.
Перейти на упрощённую кассовую дисциплину можно только если в организации или ИП ведётся налоговый учёт.
Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:
- срок выдачи;
- сумма выдачи;
- лицо, которому выдаётся заработная плата.
Кассовая дисциплина в 2021 году
При проведении расчетов с юридическими лицами и предпринимателями, вне зависимости от формы расчета (наличный или безналичный), необходимо указание дополнительных обязательных реквизитов, а именно:
- Юридическое название организации-клиента или личные данные предпринимателя (тег 1227).
- ИНН предприятия (тег 1228).
Указание тега 1227 необязательно при использовании формата фискальных данных версии 1.05. При использовании версий 1.1 и 1.2 данные реквизиты обязательны только в электронной версии квитанций, в печатной версии их обозначение остается на усмотрение продавца. Кроме того, ИНН предприятия необходимо прописывать в квитанциях с версией ФФД 1.1. При версии 1.2 ИНН указывается лишь в электронной версии чеков, а вот при версии 1.05 это реквизит может и вовсе не прописываться.
При осуществлении продаж турпутевок сотрудники должны указывать определённые реквизиты. Пробивая квитанцию о реализации туристической поездки, обязательно нужно указать признак агента, а также следующие реквизиты:
- Наименовании организации, осуществляющей продажу турпутевки.
- Наименование компании-покупателя, личные данные предпринимателя или физического лица.
- ИНН покупателя (если это юридическое или физическое лицо). Если данный документ отсутствует у потребителя, то следует указывать данные удостоверяющего документа.
Строку «предмет расчета» (тег 1059) необходимо заполнить, вписав наименование туристической поездки.
Осуществляя продажу продукции с маркировкой, нужно помнить, что в чеке должен указываться специальный реквизит «код товара» (под тегом 1162). Он прописывается как буква «[М]» напротив каждого маркированного продукта. Обозначение кода идентификации (GTIN и серийный номер) на бумажной версии необязательно. А вот в электронной версии, отсылаемой вашему оператору фискальных данных, эти реквизиты необходимо прописывать.
Если вы осуществляете расчеты по агентскому договору, стоит учесть некоторые нюансы. Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты 2021 года, а именно:
- Признак посредника. Его принадлежность согласно договору — агент или комиссионер.
- Информация о поставщике — наименование организации, ИНН и контактная информация.
- Размер вознаграждения или комиссии, которую возможно должен заплатить получатель товара или услуги.
- Режим налогообложения, используемый посредником.
Независимо от того, какой товар или услуга приобретается покупателем, обязательные реквизиты должны быть указаны четко и легко читаться.
Кто уполномочен подписывать и ставить печать РКО
Право подписи кассовых расходных (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. А также кассир. Если руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые предписания. Он же эти расходные и подписывает. (Подпункт 4.3 пункт 4 Указания N 3210-У).
Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые расходные. Их надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если руководитель сам ведет кассовые операции. И оформляет кассовые документы. Образцы подписей оформлять не нужно. (подпункт 4.4 п. 4 Указания N 3210-У).
В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой N КО-2. Наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует. Или руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы (подпункт 4.3 пункта 4 Указания N 3210-У).