Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отражение в учете переходящих отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для большинства простых сотрудников в Российской Федерации понятие переходящего отпуска незнакомо и не представляет абсолютно никакого интереса. В то же время для работников бухгалтерии или просто лиц, ответственных за ведение бухучета на предприятии, этот вопрос является достаточно актуальным и зачастую сложным.
НДФЛ при компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работника часто возникает ситуация, когда у него остались дни неиспользованного отпуска. По общему правилу статьи 127 ТК РФ в этом случае работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпускные дни. Другой вариант — предоставить отпуск с последующим увольнением, однако это возможно только по письменному заявлению сотрудника.
Можно ли выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, если работающий не планирует увольняться? Статья 126 Трудового кодекса позволяет заменить отдых деньгами, но только те дни, которые превышают обычную продолжительность в 28 календарных дней. То есть, речь идет не об обычном, а об удлинённом основном или дополнительном отпуске.
Кроме того, есть кадровые категории, которым выдача денежной компенсации без увольнения запрещена законом:
- беременные женщины и несовершеннолетние;
- занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (только в отношении дополнительного оплачиваемого отпуска).
Денежная компенсация признается доходом физического лица и облагается подоходным налогом. Однако, в отличие от отпускных, НДФЛ с этих доходов уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.
Если не распределять НДФЛ по месяцам переходящего отпуска. Вариант «отпускные — не оплата труда»
Конфигурации «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», «1С: Зарплата и Кадры 7.7», «1С: Управление производственным предприятием 8» можно настроить так, чтобы суммы отпускных были отнесены к доходам сотрудника полностью в месяце выплаты.
Код дохода по НДФЛ для отражения отпускных — «2012 — Суммы отпускных выплат».
Чтобы изменить порядок отражения этих сумм в случае переходящих отпусков, нужно совершить всего два действия.
Первое действие — создать новый код дохода по НДФЛ, скопировав предопределенный код 2012 (старый и новый коды будут отличаться значком — у предопределенных элементов есть желтый кружок) (см. рис. 1 на с. 54).
Рис. 1
Второе действие — созданный код указать в видах начислений по отпускам (включая дополнительные) на закладке «Налоги», выбрав вместо предопределенного кода 2012 (см. рис. 2 ниже).
Отпускные в бухгалтерском и налоговом учете
В нашем случае за январь и февраль 2012 г. При этом стандартные налоговые вычеты на детей будут применены к каждой части отпуска, то есть и за январь, и за февраль.
Стандартная настройка конфигураций «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», «1С: Зарплата и Кадры 7.7», «1С: Управление производственным предприятием 8» предусматривает именно этот вариант отражения доходов в виде отпускных.
Типовой настройкой перечисленных выше конфигураций для отражения сумм отпускных для целей учета НДФЛ предусмотрен код дохода «2012 — Суммы отпускных выплат».
При расчете заработной платы и НДФЛ за февраль программа корректно учтет уже предоставленные при выплате отпускных суммы вычетов за февраль и второй раз их не посчитает.
При таком подходе сумма дохода за дни отпуска января будет отражена в отчетности по НДФЛ за период «Январь», а февраля — за период «Февраль».
Примечание. Момент смены настроек
Не рекомендуется менять настройку не с начала налогового периода. Дело в том, что после установки настройки все документы по оформлению отпуска и расчету НДФЛ за год необходимо пересчитать с начала налогового периода (года). Кроме того, существует риск при перерасчете начислений прошлых налоговых периодов изменить НДФЛ, по которому уже сдана отчетность. Если вы все же решили, что настройки необходимо изменить, советуем обратиться к специалистам.
Таблица сроков уплаты НДФЛ с отпускных в 2019 году
|
Выплата отпускных |
Крайний срок уплаты НДФЛ с отпускных |
|
Январь |
31.01.2019 |
|
Февраль |
28.02.2019 |
|
Март |
01.04.2019 |
|
Апрель |
30.04.2019 |
|
Май |
31.05.2019 |
|
Июнь |
01.07.2019 |
|
Июль |
31.07.2019 |
|
Август |
02.09.2019 |
|
Сентябрь |
01.10.2019 |
|
Октябрь |
31.10.2019 |
|
Ноябрь |
02.12.2019 |
|
Декабрь |
09.01.2020 |
Некоторые принципы учета переходящего отпуска
Исчисляемые страховые взносы (либо премии), как и налоги, иные сборы, вводят в состав трат тем периодом, когда они зачислялись. На ПО начисляются и оплачиваются взносы ФССО, ПФР, ФФОМС. Между месяцами плата за страхование чаще всего не распределяется. К примеру, если работник ушел в отпуск июнем, а вернулся с него июлем 2017, то страховые платежи по отпускным ПО учитываются июнем 2017. Траты полностью отображаются в декларации за второй квартал 2017.
Тем не менее, если, допустим, отпуск начался в декабре одного года, а завершился в месяце другого года, учет ведется уже по-другому. Отпускные деньги — траты, причисляемые к оплате труда. Эти суммы ПО распределяются пропорционально дням отпуска. Их нужно относить к тратам каждый месяц.
При калькуляции единого налога в тратах учитываются: собственно ПО за минусом НДФЛ (на число выдачи этой суммы отпускнику), плата за страхование на ПО (на день отчисления фондам).
При УСН (Доходы) единый налог снижается на величину страховых премий в том периоде, когда их перечислили фонду. Однако действует лимит — не более, чем на 50%. Сами отпускные не влияют на единый налог, т.к. никакие траты при таком объекте налогообложения не учитываются.
При УСН (Доход — траты) обязанное лицо вправе снизить свои доходы на размер трат за оплачивание труда. Отпускные (и в отношении ПО) причисляют к тратам на момент их выдачи. Что касается страховых премий, они также снижают базу налога при уплате единого налога на дату их оплачивания.
В заключение отметим основные моменты, связанные с «переходящим» отпуском:
- оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала;
- НДФЛ с отпускных налоговый агент обязан исчислить и удержать при их фактической выплате, а перечислить в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачивались;
- сотруднику необходимо предоставить стандартные налоговые вычеты, но только за один месяц, несмотря на то что при «переходящем» отпуске сотрудник фактически получает отпускные за два месяца;
- суммы отпускных нужно включать в базу для начисления страховых взносов за тот месяц, в котором данные отпускные были начислены. При этом страховые взносы, начисленные на отпускные, надо уплатить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных;
- при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период;
- при расчете налога при УСНО с объектом «доходы минус расходы» в расходах учитываются:
- суммы отпускных (за вычетом НДФЛ) — на дату выплаты работнику;
- НДФЛ с отпускных — на дату перечисления в бюджет;
- взносы, начисленные на отпускные, — на дату перечисления в бюджет;
- при расчете налога при УСНО с объектом «доходы» начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму авансового платежа и налога при УСНО за период, в котором взносы перечислены в бюджет;
- при расчете ЕНВД начисленные на отпускные взносы уменьшают сумму налога за квартал, в котором взносы перечислены в бюджет.
Если не распределять НДФЛ по месяцам переходящего отпуска. Вариант «отпускные — не оплата труда»
Конфигурации «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», «1С: Зарплата и Кадры 7.7», «1С: Управление производственным предприятием 8» можно настроить так, чтобы суммы отпускных были отнесены к доходам сотрудника полностью в месяце выплаты.
Код дохода по НДФЛ для отражения отпускных — «2012 — Суммы отпускных выплат».
Чтобы изменить порядок отражения этих сумм в случае переходящих отпусков, нужно совершить всего два действия.
Первое действие — создать новый код дохода по НДФЛ, скопировав предопределенный код 2012 (старый и новый коды будут отличаться значком — у предопределенных элементов есть желтый кружок) (см. рис. 1 на с. 54).
Рис. 1
Второе действие — созданный код указать в видах начислений по отпускам (включая дополнительные) на закладке «Налоги», выбрав вместо предопределенного кода 2012 (см. рис. 2 ниже).
Рис. 2
При такой настройке сумма отпускных за февраль будет отражена в отчетности за январь и вычеты за февраль не будут применены.
Порядок отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ — это форма, с помощью которой налогоплательщики отчитываются по налогу на доходы физических лиц. В ней они должны указывать информацию о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период.
Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.
Форму отчета, порядок заполнения 6 НДФЛ и его предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@, который вступил в силу 26 марта 2018 года.
Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более.
Суммы отпускных нужно отражать в форме 6-НДФЛ за тот период, в котором они выплачены работникам. Обратите внимание: начисленные, но не выплаченные отпускные не включаются в расчет по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).
В форме 6-НДФЛ отпускные отражаются следующим образом.
Раздел 1:
- строка 020 – отпускные выплаты, перечисленные сотрудникам в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
- строки 040 и 070 — НДФЛ с выплаченных отпускных.
Раздел 2:
- строки 100 и 110 — даты выплаты отпускных, выплаченных в последнем квартале отчетного периода;
- строка 120 — последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если этот день выпадает на выходной, нужно указать следующий рабочий день;
- строка 130 — отпускные вместе с НДФЛ;
- строка 140 – НДФЛ, удержанный с отпускных.
Если организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом перерасчета (письмо ФНС РФ от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Пособия по больничным отражаются в форме 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные пособия в расчет не включаются (письма ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).
Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности считается полученным в день его выплаты (перечисления на счет налогоплательщика). Следовательно, по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ данный доход отражается в том периоде представления, в котором этот доход считается полученным.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ данная операция отражается следующим образом:
- строки 100 и 110 — дата выплаты;
- строка 120 — последний день месяца, в котором выплачены пособия.
Если это выходной, указывается первый рабочий день следующего месяца.
- строка 130 — пособия вместе с НДФЛ;
- строка 140 — удержанный с пособий налог.
Если отпуск сотрудника начался в одном квартале, а закончился в другом, то никаких особенностей в заполнении формы 6-НДФЛ в данном случае нет. Ведь отпускные отражаются в форме за тот период, когда они фактически выданы работнику.Правда, если последний день квартала выпал на выходной, то нюансы заполнения 6-НДФЛ все же есть. Они описаны в письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@.
В этом случае суммы, выплаченные в последнем месяце квартала, нужно отразить только в разделе 1. В раздел 2 отпускные включаются только в отчет за следующий квартал.
Порядок калькулирования причитающейся суммы и выдачи денег отпускнику
Калькулирование ежегодного оплачиваемого отпуска (и переходящего) производится с учетом требований правительственного постановления РФ № 922от 24.12.2007. Оплата отпуска производится авансом. Независимо от того, когда ПО начинается и заканчивается, причитающуюся сумму наниматель обязан выдать работнику за три дня до начала отпуска (ТК РФ, ст. 136, ч. 9). В том месяце, когда были выданы деньги, с них исчисляется НДФЛ.
Калькуляция производится согласно формуле: ПO = ГД/ 12 (месяцев)/29,4 (дня)* ЧД, где ПО — переходящий отпуск, ГД — годовой доход, ЧД — число дней отпуска. Расчетный период — предшествующие 12 календарных месяцев (правительственное постановление № 922 24.12.2007, п.4). Календарный месяц — период с первого до последнего числа месяца.
К примеру, гражданин РФ проработал 2 года и уходит в очередной оплачиваемый отпуск с 21 августа 2020 г. на 14 календарных дней. Отпуск переходящий: начинается августом, а заканчивается сентябрем. Причитающуюся сумму по нему наниматель обязан подсчитать и выплатить за 3 дня до 21.08.2017 (до начала ПО). Больничных листков у работника не было, мат. помощь, премиальные и надбавки не начислялись, расчетный период выработан полностью.
| Данные для калькуляции | Последовательный подсчет ПО | Результаты калькуляций |
| Оклад 23 000 руб. за предшествующие 12 месяцев; число дней отпуска — 14; множитель среднего числа отработанных дней — 29,4 |
Годовой доход: 23 000 * 12 = 276 000 руб.; ПO без исчисления НДФЛ согласно формуле ГД/ 12/29,4* ЧД: 276 000/12/29,4 * 14 = 10 952 руб.; НДФЛ с отпускных, формула — ПО * 13%: 10952 * 13 / 100 = 1 424 руб.; Сумма ПО к выплате за минусом НДФЛ (13%): 10952 — 1424 = 9 528 руб. |
Годовой доход — 276 руб.; ПО — 10 962 руб.; НДФЛ — 1424 руб. По к выплате — 9 528 руб. |
По итогам калькулирования выдача ПО (9 528 руб.) производится за три дня до 21.08.2017, а налог по доходу физлиц перечисляется не позднее 31.08.2017.
Отпускные в бухгалтерском и налоговом учете
← все новости
31.07.2017
Отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда. Однако в некоторых ситуациях контролеры не принимают эти траты в подтверждение расходов. О том, как не запутаться в отпускных выплатах, рассказала Елена Боровкова, директор департамента по работе с персоналом и организационному развитию АКГ «Деловой профиль».
Как известно, инспекторы могут увеличить налоговую базу по налогу на прибыль, доначислить сумму сбора, пени и штраф. Следует также иметь в виду, что отпускные деньги учитываются при расчете страховых взносов, поэтому санкции ревизоров могут возникнуть и в отношении этих платежей.
Самая распространенная ситуация — когда приказ об отпуске выходит позже фактической выплаты денег, это может вызвать претензии со стороны ревизоров, что следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.
В то же время отпускные, выданные с опозданием, включаются в состав расходов, так как вне зависимости от того, была ли произведена фактическая выплата, начисление отпускных осуществляется в том периоде, на который приходится начало отпуска.
Следует помнить, что согласно статье 136 Трудового кодекса деньги должны выплачиваться в срок не позднее, чем за три дня до начала отпуска. И если предприятие задержало выплату, то может быть наложен штраф до 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
В Налоговом кодексе отсутствуют положения, которые позволяют компаниям признавать в базе по налогу на прибыль расходы по «переходящим» отпускным целиком в периоде их начисления и выплаты работнику, а не откладывать до месяца фактического наступления отпуска. По мнению Минфина России «переходящие» отпускные следует учитывать пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. Судебная практика складывается в пользу компаний
23.09.2015Автор: Юлия Фуфаева, заместитель руководителя департамента аудита компании «КСК групп»
В сфере бухгалтерского учета и налогообложения существует ряд извечных вопросов, на которые Минфин России и ФНС России много лет дают одни и те же ответы, а проблемы не только не исчезают, но и появляются новые. Один из таких вопросов — как фирме правильно учесть расходы по переходящим на другой отчетный (налоговый) период отпускам работников и начислить с сумм отпускных страховые взносы во внебюджетные фонды и НДФЛ. Рассмотрим в статье, как провести такие операции в бухгалтерском и налоговом учете и избежать претензий контролеров.
Налоговый учет расходов по переходящим отпускам
Минфин России разъясняет (письмо Минфина России от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42, от 23.07.2012 № 03-03-06/1/356, от 14.06.2011 № 07-02-06/107, от 23.12.2010 № 03-03-06/1/804), что в налоговом учете отпускные, начисленные за ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются в расходы для целей расчета базы по налогу на прибыль пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. В обоснование данного вывода ведомство ссылается на нормы, согласно которым:
- учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ст. 255НК РФ);
- при методе начисления расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ);
- затраты на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из определяемой в соответствии со статьей 255Налогового кодекса суммы (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Ндфл с отпускных — срок перечисления
Ндфл с отпускных — срок перечисления сейчас четко установлен Налоговым кодексом. Причем он не совпадает со сроком уплаты налога от зарплаты. Как облагаются НДФЛ отпускные, когда нужно удержать с них налог и когда перечислить его в бюджет, какие сложности возникают с определением срока уплаты, узнайте из нашей статьи.
Все доходы работников, выплачиваемые им организацией или ИП, должны облагаться НДФЛ. Денежные средства, выплачиваемые в качестве отпускных, тоже причислены к доходам. В перечне доходов, освобожденных от налогообложения, их нет. Следовательно, и отпускные облагаются НДФЛ. Работодатель при этом выступает в роли налогового агента и обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Разобраться в «отпускных» нюансах вам помогут материалы специальной рубрики нашего сайта.