Правила оформления и выдачи расчетных листков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления и выдачи расчетных листков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Порядок выдачи расчетного листка.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).

Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате

В 2021 году при выдаче расчетных листков по зарплате работодателю следует руководствоваться следующими правилами.

1. Трудовое законодательство требует выдавать расчетку при каждой выплате зарплаты, т. е. не реже двух раз в месяц. Однако согласно последним изменениям от Минтруда в 2021 году расчетные листки по зарплате можно выдавать и раз в месяц — при окончательном расчете. Такие выводы приведены в письме Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375. При выплате отпускных давать сотруднику расчетный лист необязательно, а вот увольнение сотрудника должно сопровождаться выдачей документа.
2. Способ формирования и выдачи листков лучше всего прописать в учетной политике.
3. Печать так же, как и подписи ответственных лиц, в расчетном листе может отсутствовать.
4. Факт выдачи листка сотруднику заверяется подписью последнего в специальном регистре по выдаче расчеток либо на формируемом втором экземпляре.

Расчетный листок в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

По начислениям, удержаниям, выплатам, зарегистрированным в программе, можно сформировать расчетный листок, который составляется с помощью отчетов Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам (рис. 1). Отчеты отличаются выводом сведений для сотрудников, работающих в организации одновременно по основному месту работы и по внутреннему совместительству:

• в отчете Расчетный листок — выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству (рис. 2);
• в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам — несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы и отдельный — по совместительству.

Не так давно Минтруд пояснил, что согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса обязательным для включения в трудовой договор является, в частности, условие оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать о ее размерах работника и, следовательно, целью выдачи расчетного листка является необходимое информирование работника о том, из чего складывается его очередная заработная плата.

При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа сотрудников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса для принятия локальных нормативных актов.

При этом Минтруд указывает в письме от 21 февраля 2021 года № 14-1/ООГ-1560, что ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы, и если в трудовом или коллективном договорах, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок будет в рамках законодательства.

Если выдача расчетных листков на бумажном носителе является трудоемкой для работодателя, то в этом случае он может установить электронный документ.

В приказе Роскомнадзора от 31 марта 2014 года № 49 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов» определено, что система электронного документооборота – это информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» цифровой документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий: простая электронная подпись содержится в самом электронном документе или ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы , с использованием которой осуществляются создание и отправка электронного документа, и в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Это значит, что если документ будет выслан работнику с помощью программного обеспечения по внутреннему электронному документообороту, то подтверждением получения расчетного листка будет являться электронная подпись. Обратите внимание: форма расчетного листка должна быть самостоятельно утверждена работодателем и закреплена в локальных актах.

Получая расчетный листок, каждый работник задается вопросом: как расшифровать расчетный листок и проверить цифры, указанные в нем. Насколько бы мы ни доверяли своему работодателю, желание проверить, правильно ли он оплачивает наш труд, является абсолютно естественным. Попробуем разобраться, из чего складывается та сумма, которую нам выдадут в кассе организации либо перечислят на банковскую зарплатную карту.

Согласно Трудового Кодекса работодатель обязан при выплате заработной платы информировать в письменной форме каждого своего сотрудника о составных частях начисленной ему оплаты труда и их размерах, о видах и суммах удержаний, о денежной сумме, подлежащей выплате.

Расчетный листок за июнь 2012 года

Организация: ГКУ "Центр занятости населения" 

Работник: Королева Марина Ивановна 

Подразделение: отдел кадров

Табельный номер: 25 

Должность: начальник отдела
кадров 

 Период 

 Дни

Часы

 Сумма 

 Период 

 Сумма 

1. Начислено: 

2. Удержано: 

Оклад по дням

01.06 - 30.06

 20 

 160

 15 000

НДФЛ 

01.06 - 30.06

 1 950

02.07 - 16.07

 650

Надбавка за 
совмещение 
профессий 

01.06 - 30.06

 20 

 5 000

Аванс

01.06 - 16.06

 5 000

Отпуск 

02.07 - 16.07

 14 

 7 500

Всего начислено: 

 27 500

Всего удержано: 

 7 600

Сумма к выплате: 

 19 900

Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

• все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
• иные начисления и компенсации;
• размеры и причины удержаний из заработной платы;
• общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.

Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 в„– 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.

Выдача и хранение «расчеток»

Для оптимизации выдачи этого документа, на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. В частности, там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.

Стоит помнить, что расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.

Документ, который содержит подробную информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за календарный месяц, называют расчетным листком по заработной плате (также вы могли слышать названия «квиток» или «расчетка»).

Большая часть организаций не считает обязательным ежемесячно выдавать квитки о заработной плате. Тем самым они нарушают действующее законодательство. Так, частью 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ на работодателя возлагается обязанность ежемесячно сообщать работнику достоверные и актуальные сведения о его доходах, удержаниях и выплатах. Также законодательством определено, что получить такую информацию должны не только штатные работники, но и сезонные, временные, внештатные, надомные и работающие по гражданскому договору.

Как часто нужно выдавать расчетный листок?

По правилу, установленному в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.

Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

Пример. В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

• аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
• заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;
• ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

В компании в должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

С 1 по 8 августа 2013 г. она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.

Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.

20 августа 2013 г. ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. x 50%).

26 августа 2013 г. С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).

10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа.

Как в расчетном листке работницы за август 2013 г. будет отражена сумма начислений и удержаний?

Решение. Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 г.

Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.).

Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. x 30%) : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.].

Сумма НДФЛ за август 2013 г. с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) x 13%].

10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. — 4935 руб. — 15 000 руб. — 4000 руб.).

Образец заполнения расчетного листка за август 2013 г. приведен ниже.

Образец

Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года

РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

За сколько дней выдается расчетный листок по зарплате

Например: Дата выдачи аванса(предшествующий заработной плате месяц) Дата выдачи заработной платы Дата выдачи расчетного листка 15 1 1 16 2 2 17 3 3 18 4 4 19 5 5 20 6 6 21 7 7 22 8 8 23 9 9 24 10 10 25 11 11 26 12 12 27 13 13 28 14 14 29 15 15 30 31 В некоторых организациях деньги выдаются бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют деньги сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии. Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:

• в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
• также можно вести специальный журнал учета.

Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы. Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.

Как подтвердить факт Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.

Процедура подтверждения возможна с помощью:

• ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
• разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
• составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).

При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные.

Расчетную форму для сотрудников необходимо заполнять по правилам. В расчетном листке в обязательном порядке отображаются следующие сведения:

Сам расчетный листок состоит из нескольких разделов:

Расчетный лист выдается после непосредственного закрытия и выплаты зарплаты, поэтому в нее вносятся данные обо всех начисленных в течение месяца суммах. В ней указывают штрафы, компенсационные, стимулирующие и премиальные выплаты, сверхурочные и работу в выходные дни.

Если зарплата в учреждении рассчитывается при помощи специализированных программ, то расчетные листы формируются автоматически в электронном виде, исходя из данных о произведенных начислениях и выплатах. Бухгалтеру остается только распечатать форму и предоставить их работникам под подпись.

Порядок выдачи расчетных листков

Расчетный листок предоставляется раз в месяц по факту выплаты заработной платы. Бухгалтеру следует заранее подготовиться к процедуре выдачи расчеток и распечатать их за несколько дней до непосредственной выдачи вознаграждения за труд. Главное, что нужно учесть, — документ не может быть выдан после перечисления или выдачи денежных средств. Последний срок — день перечисления дохода.

При увольнении сотрудника расчетный листок ему выдают в последний официальный рабочий день, равно как и остальные персональные документы. Окончательный расчет должен быть перечислен не позднее последнего рабочего дня.

Если сотрудник заболел или по какой-то иной причине не может лично получить документ о своей зарплате, работодатель может направить его по электронной или обычной почте (заказным письмом). Не стоит отдавать бланк третьим лицам, так как в нем содержатся сведения о доходах работника, что является персональными данными, которые не подлежат разглашению (ст. 7 152-ФЗ от 27.07.2006). За подобное нарушение могут последовать административные и уголовные санкции.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Должен ли составлять руководитель распоряжение об утверждении?

Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательное использование унифицированных форм первичных бухгалтерских документов.

Расчетный лист не является первичным документом, он выполняет информационную функцию.

Кроме того, унифицированной формы, утвержденной Госкомтсатом, для расчетного листка не разработано.

Это означает, что руководитель не обязан утверждать форму такого документа приказом или иным нормативным актом.

Несмотря на это, подавляющее большинство руководителей предпочитают утвердить форму листка приказом, руководствуясь правовой и административной целесообразностью.

В приказе об утверждении можно установить лицо, ответственное за выдачу информационных расчетных листков, обозначить дни, в которые листы должны быть выданы работникам.

Таким образом, руководитель делегирует полномочия и передает ответственность за оформление и выдачу листов конкретному должностному лицу.

Как выдается листок работникам в электронном и бумажном виде — читайте здесь.

Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в России

Проверить правильность начисленной суммы работник может по расчетному листку. Он формируется на бумаге, независимо от того, как выплачивается зарплата: на карточку или через кассу. Помимо основного персонала, листки вручаются внешним совместителям и временным работникам.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков — их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.
В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

Похожие записи:

• Выплачиваем компенсацию за задержку выдачи зарплаты
• Как найти работу в Турции иностранцу?
• Льготная пенсия учителям по выслуге лет, последние новости