Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец протокола экспертной комиссии по архиву». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Требования к протоколу
Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- ФИО председателя и секретаря;
- повестка дня;
- постановка задач;
- вынесение решения;
- подписи ответственных лиц.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Образец приказа о создании экспертной комиссии
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации. Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Образец приказа о создании комиссии по уничтожению печати
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 10 февраля 2006 года N 12
О создании экспертной комиссии по отбору и уничтожению печатей и штампов
В соответствии с п.5.2 Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденного приказом Судебного департамента от 24 января 2006 года N 4,
1. Создать экспертную комиссию по отбору и уничтожению печатей и штампов Судебного департамента, выведенных из действия или пришедших в негодность в ходе эксплуатации в следующем составе:
Львицын Лев Львович
заместитель управляющего делами — начальник отдела делопроизводства Управления делами (председатель комиссии);
Капличенко Иван Иванович
заместитель начальника Административно-хозяйственного отдела (заместитель председателя комиссии);
консультант отдела бухгалтерского учета Судебного департамента Главного финансово-экономического управления;
заместитель начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.
2. Экспертной комиссии в своей работе руководствоваться требованиями Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденного приказом Судебного департамента от 24 января 2006 года N 4.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на управляющего делами Миряшева С.В.
Процесс уничтожения документов
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2020 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2020 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности.
При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
Кто занимается утилизацией документа
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.
Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
- Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
- Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Образец приказа о создании комиссии
№ 63 г.
Ярославль О создании экспертной комиссии В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение п р и к а з ы в а ю: Создать экспертную комиссию в составе: Председатель заместитель директора Ф.К. Закорючников Члены комиссии: начальник отдела кадров С.М. Иртышанская начальник канцелярии П.А.
Кормушкин бухгалтер Г.А. Люстрова Секретарь заведующий архивом Н.И.
Ямочкина. 2. Заведующему архивом Ямочкиной Н.И.
разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2014.
Директор К.А. Золотушко Если комиссия уже действует и у вас возникла необходимость значительно изменить ее состав, тогда можно подготовить приказ о назначении состава комиссии по следующему образцу: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЯЩЕРИЦА» (ОАО «Ящерица») ПРИКАЗ « 08 » ноября 2014 г.
№ 69 г. Кострома О назначении состава экспертной комиссии В соответствии с требованиями Положения об экспертной комиссии ОАО «Ящерица», утвержденного приказом директора от 24.03.2011 № 44, в связи с изменением структуры Общества п р и к а з ы в а ю: 1.
Требования к протоколу
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- ФИО председателя и секретаря;
- повестка дня;
- постановка задач;
- вынесение решения;
- подписи ответственных лиц.
Экспертиза ценности документов
Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте
Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
- представителя руководства организации;
- архивиста;
- главного бухгалтера организации;
- представителя службы персонала организации;
- представителя юридической службы организации;
- сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Образец приказа о создании постоянно действующей комиссии
Комиссия — коллегиальный орган, формируемый по приказу работодателя для решения важных для предприятия вопросов. Как правило, речь идет о нерегулярных или нетипичных мероприятиях. К ним относится аттестация персонала, ревизия кадровых документов, расследование производственной аварии или несчастного случая. На крупных предприятиях создаются постоянно действующие комиссии по:
- охране труда;
- решению трудовых споров;
- внедрению профессиональных стандартов;
- расследованию причин профзаболеваний;
- проверке знаний охраны труда и пожарной безопасности;
- экспертизе ценности документов;
- проверке знаний производственных норм и инструкций;
- расследованию дисциплинарных проступков.
Необходимость создания коллегиального органа — не прихоть, а требование действующего законодательства. Работодатель не имеет права единолично заниматься решением спорных вопросов, поскольку заинтересован в результате. А комиссия, созданная на паритетной основе из представителей разных сторон, дает независимую оценку ситуации.
Важно: число членов комиссии (вместе с председателем) должно быть нечетным. При этом особых ограничений на общее количество участников нет — в рабочую группу может входить 3, 5, 7 человек и более.
Чтобы комиссия сформировалась и начала действовать, необходимо основание — письменный приказ работодателя. Унифицированной формы нет. Приказ составляется согласно локальным нормам делопроизводства. Компании, не использующие собственный бланк, печатают в верхней части листа «шапку» с указанием:
- полного и краткого наименования организации;
- кодов ИНН, КПП, ОКПО;
- места и даты оформления приказа.
Ниже указываем название и номер документа. Приказ состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко описывается причина, побудившая работодателя принять решение о создании комиссии. В распорядительной — суть принятого решения и конкретные распоряжения для ответственных должностных лиц.
В качестве примера рассмотрим приказ о создании комиссии по проверке знаний производственных инструкций. Первой строкой прописаны цели, для достижения которых создается комиссия. Дальше идет перечень распоряжений работодателя.
Чем занимается экспертная комиссия
Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.
Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки.
С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:
- документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
- представители подразделений;
- служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.
Члены группы занимаются:
- выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
- отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
- изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.
Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.