Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на право подписи документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В распоряжении необходимо подробно расписать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на ЭП. Унифицированной формы указа нет — все примеры и образцы носят рекомендательный характер. Но есть требование об обязательной информации, которую надлежит указать в акте.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Унифицированной формы приказа на право подписи не существует. В организациях обычно разрабатываются свои формы организационно-распорядительной документации, в частности, приказов по основной деятельности. Приказ на право подписи оформляется по закрепленному в делопроизводственных инструкциях образцу.
Приказ оформляется на фирменном бланке организации (если она его использует). Если же организация не применяет бланк, то в «шапке» приказа потребуется указать реквизиты организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП для юрлиц.
На нашем сайте имеется образец составления приказа и бланк для скачивания, которым можно воспользоваться. Приказ на право подписи состоит из следующих обязательных элементов:
- «шапка» с реквизитами организации;
- название приказа «О предоставлении права подписи документов»;
- преамбула, в которой перечисляются основания для издания приказа (ссылки на законы, отраслевые, ведомственные требования, если таковые имеются);
- слово «приказываю», расположенное посередине под преамбулой;
- текст приказа;
- отметка о лице, ответственном за доведение приказа до заинтересованных лиц;
- отметка о лице, контролирующем исполнение приказа;
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя, подписывающего приказ.
После издания приказу присваиваются дата и номер. Для удобства работы должностному лицу, получившему право подписывать документы, может быть выдана его заверенная в установленном порядке копия, которая хранится на рабочем месте.
Как правильно составить приказ на право подписи документов
В верхней части распорядительного документа прописывают полное наименование организации, затем указывают название документа, дату и место его составления. К примеру «Приказ о наделении сотрудника правом на подписание первичных документов» или «Приказ о наделении правом подписи». В качестве основания для издания приказа можно указать «В целях исполнения правил, установленных ст. ст. 7, 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011».
Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «Приказываю».
Затем нужно указать должность и Ф.И.О. работника (работников), который будет наделен правом подписи, и срок, на который он наделяется такими полномочиями.
В обязательном порядке необходимо перечислить документы, которые сотрудник сможет подписывать. Перечень должен быть максимально точным, это поможет избежать возникновения недоразумений и конфликтных ситуаций в будущем.
Приказ подписывает руководитель организации. Лица, перечисленные в распоряжении, должны ознакомиться с ним под подпись. Ответственным за составление приказа обычно назначают секретаря, сотрудников кадровой службы, юриста.
Приказ можно оформить на одного работника или нескольких. Правила оформления приказа определяются руководством организации, они должны быть закреплены во внутренних локальных актах. Представленный ниже образец приказа на право подписи документов можно взять за основу при подготовке документа.
Пошаговая инструкция по составлению документа
Структурно приказ можно разделить на три части: шапка, основная часть и подписи сторон. Начать следует, как и всегда, с шапки документа. В ней необходимо будет указать реквизиты организации. Для облегчения задачи имеет смысл воспользоваться фирменным бланком компании, на котором эти сведения изложены по умолчанию. В случае составления приказа с чистого лица, указываем полное наименование юридического лица (как прописано в учредительном документе). При желании можно указать и другие данные: юридический адрес, ИНН, ОГРН и т.д. Наименование выступает в качестве обязательного минимума.
Ниже по документу пишем его названием (приказ на право подписи первичных документов) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием прописываем сегодняшнее число и населённый пункт. Удостоверяемся в правильности указанных данных и переходим дальше.
Основную часть приказа следует начать с мотивации принятия решения о передаче права подписи. Объясняем это, во-первых, требованиями законодательства (закон о бухгалтерском учёте) и, во-вторых, обеспечением логистики на предприятии.
Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие моменты:
- кому передаётся право подписи. Указываем ФИО и должность лица на предприятии, согласно штатному расписанию;
- какие именно документы сможет подписывать сотрудник. Даём их полный перечень;
- при необходимости обозначаем срок, на который делегируется право подписи;
- утверждаем образец подписи работника, изложенной в настоящем приказе, в качестве образца. Делается это в качестве защиты от подделки.
Право первой и второй подписи: кому принадлежит и как передать
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры.
Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять.
Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.
Как делегировать право подписи и зачем это нужно
Многие действия внутри предприятия стоит оформлять документально. Если в ряде случае делать этого необязательно, то в вопросе передачи права подписи —необходимо.
Помимо приказного порядка существует ещё другой способ передать право подписи. Можно обратиться к нормам ст. 185, 185.1 ГК РФ и оформить доверенность, которая позволит также подписывать документы конкретному лицу.
Отличие этого действия заключается в расширенных возможностях доверенного лица. С этой бумагой можно визировать документы за пределами предприятия, заключать ГПД. Разумеется, если об этом идёт речь в доверенности.
При этом доверенным лицом может быть необязательно сотрудник компании. В этом одно из главных отличий документа. Срок полномочий также может быть любым. При заключении доверенности следует думать и о рисках.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО!
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО!
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Особенности документа
В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.
Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.
Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.
Образец приказа о предоставлении права подписи
Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:
- название компании, ее реквизиты;
- реквизиты бланка (номер и дата);
- правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
- перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
- образец росписи уполномоченного лица и директора.
Какие действия можно совершать поверенному?
Перечень действий определяет прежде всего доверитель. То, какие полномочия содержатся в доверенности, именно те действия и будет иметь право совершать лицо, которому выдана доверенность. Какие это могут быть действия:
- распоряжение банковскими счетами и вкладами;
- предъявление и отзыв исполнительного листа;
- доступ к сейфовой ячейке;
- снятие денежных средств в валюте счета;
- оформление пластиковой карты;
- внесение наличных денежных средств;
- досрочное погашение кредита;
- получение выписок и справок по расчетному счету;
- предоставление платежных поручений.
О составлении доверенности на получение документов или денег в банке читайте здесь.
Основное понятие и подписи и ее виды
По законодательству Российской Федерации подпись является главным элементом при составлении документов и последующей работы с ними. Подпись – это рукописная форма наименования уполномоченного лица. Так же важно, что бы роспись была расшифрована, то есть необходимо указать полную фамилию, имя, отчество уполномоченного лица.
Право подписи не всегда остается за руководителем предприятия, иногда бывают такие служебные обстоятельства, когда подписи сотрудника достаточно для юридической силы документа. Так, к примеру, бухгалтера имеют право подписывать балансы предприятия, сотрудники кадрового отдела имеют право подписывать трудовые книжки и служебные записки.
По законодательству Российской Федерации выделяют два типа подписи:
- Право первой подписи;
- Право второй подписи;
В виде таблицы мы представим основную информацию, которая будет отражать основные моменты при каждом виде подписи.
| ПЕРВАЯ ПОДПИСЬ | ВТОРАЯ ПОДПИСЬ |
| Данный вид подписи принадлежит только руководителю организации. Данное право определенно в приказе о первой подписи. | Данный вид подписи дает возможность подписывать документы уполномоченному лицу руководителя, чащ всего в этой роли выступают первые заместители директора организации. Для того, что бы сотрудника наделить правом второй подписи необходимо создать следующие документы:
· Приказ о праве второй подписи; · Распоряжение о предоставлении права на подпись; · Положение, в котором прописывается ФИО и должность сотрудника, которого наделили правом второй подписи. |
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО! Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.