Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять форму ЕФС-1 в 2023 году: ответы ПФР на вопросы страхователей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Соцстрах прекратят своё существование. В России начнёт работать объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, который возьмёт на себя полномочия ПФР и ФСС. Например, СЗВ-СТАЖ за 2022 год необходимо сдать уже в новый Фонд в 2023 году.
Как заполнить отчет без показателей
Пустую форму не сдают, т. к. Пенсионный фонд не примет отчет без показателей. Условное выражение «нулевая СЗВ-М» используется для организаций, в которых никто не работает, а единственное застрахованное лицо — учредитель — выполняет обязанности управляющего. В отчет тогда вносят сведения о самом учредителе, указывают Ф.И.О., ИНН, СНИЛС.
Сдается отчет о застрахованных лицах в бумажном или электронном виде. Если в компании более 25 сотрудников в штате, то применяется передача сведений исключительно в электронном виде с помощью усиленной цифровой подписи, иначе работодателю грозит штраф.
В случае нулевой отчетности у организации есть возможность сдать бумажную форму:
- непосредственно в отделение ПФР;
- почтовым отправлением ценного письма с уведомлением о вручении.
Как заполнить отчет, если нет показателей
Поскольку в отчете не указывают размеры выплат, периоды работы и прочее, необходимо отразить сведения о сотрудниках и работниках по договорам ГПХ.
Вот как заполнить нулевой отчет СЗВ-М:
- укажите ФИО всех, с кем на дату заполнения действует трудовой договор или ГПХ;
- если сотрудников нет — укажите директора или учредителя;
- заполните СНИЛС;
- ИНН заполняют при его наличии.
Для страхователя включают данные:
- наименование организации;
- регистрационный номер в ПФР;
- отчетный период;
- сведения об отчете — исходный, дополняющий или отменяющий.
Данная форма – обязательный расчет по страховым взносам от профессиональных заболеваний и травм на производстве. В него же заносят сведения о медосмотрах и спецоценке рабочих мест.
Отчет сдают юридические лица и ИП, которые привлекали к работе сотрудников по трудовым договорам или договорам ГПХ (если сам договор ГПХ предусматривает страхование исполнителя). ИП без сотрудников сдают 4-ФСС только в том случае, если платят страховые взносы за себя в добровольном порядке.
Документ сдают в ФСС по месту жительства ИП или по месту нахождения юридического лица:
- в бумажном варианте по итогам года – до 20 января 2023 года;
- в электронном виде – до 25 января 2023 года (документ подается исключительно в электронном виде, если количество застрахованных лиц превышает 10 человек).
Как заполнять нулевой СЗВ-М
Так как нулевого СЗВ-М не бывает, бухгалтеры используют условно нулевой. В таком бланке могут быть отражены только данные директора компании. В остальном же он заполняется как обычный отчёт по общим правилам.
Необходимо заполнить поле с регистрационным номером компании в ПФР и внести значения в графы ИНН и КПП. Ниже проставить отчётный период в цифровой форме и год, за которые сдаётся отчёт.
Далее отметить тип формы в виде буквенного кода. В случае нормативной подачи в обычном графике это будет «исхд». После обязательно следует внести в бланк следующие данные:
- ФИО руководителя
- Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) – он должен быть в обязательном порядке
- ИНН
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Кроме того, к застрахованных лицам, на которых подаётся СЗВ-М, относятся те, кто получает деньги по следуюзим договорам:
- авторского заказа
- об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
- издательские лицензионные договоры
- лицензионные договоры о предоставлении права использования
Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчётном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наёмных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наёмным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключён. Но лишь при условии, что организация ведёт деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Сколько денег можно получить
Размер субсидии считают по таким формулам.
Субсидия для компаний = Количество работников в марте × 12 130 Р. Если в марте в турагентстве, автосалоне или парикмахерской работало 15 человек, выплата составит 181 950 Р за один месяц, а всего — 363 900 Р.
Субсидия для ИП с работниками = (Количество работников в марте + 1) × 12 130 Р. Если в химчистке или кофейне у ИП в марте работало шесть сотрудников, субсидия составит 84 910 Р в месяц — за семь человек, включая самого ИП, хотя сам себе он трудовую книжку не заводит.
Субсидия для ИП без работников = 12 130 Р за месяц. То есть все ИП из пострадавших отраслей без долгов по налогам автоматически получают право на субсидию в размере одного МРОТ в мае и июне.
Например, у ИП есть интернет-магазин по продаже ламината. Он продолжает работать: дистанционная торговля с доставкой не запрещена. У этого ИП ситуация может быть гораздо лучше, чем у владельца закрытой кофейни или маникюрного салона, но права на субсидии у них равные. Если с вашим бизнесом все неплохо, все равно оформляйте выплату.
Сумму субсидии налоговая посчитает сама. Количество работников проверят по отчетам. Возможно, на самом деле штат больше, но нет официального оформления. Например, курьеры работают как самозанятые, а продавцы — без договора. Хоть их и не уволили, при расчете субсидии таких сотрудников не учтут.
Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М
|
Ошибка |
Как должно быть |
Как исправить |
|
Отсутствуют сведения о застрахованном лице |
При заполнении формы нужно указывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (даже если человек проработал всего один день). Сведения нужно подавать и в том случае, если не было никаких начислений и выплат на сотрудника в ПФР, но он не уволен. |
Сдается дополняющая отчетность, в которой указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходной форме. |
|
Присутствует лишний сотрудник |
Наличие записей о лишних сотрудниках (например, уволенных) приравнивается к недостоверным сведениям. |
Нужно предоставить отменяющую форму с указанием в ней только лишних сотрудников. |
|
Неправильный ИНН сотрудника |
Хотя отсутствие самого ИНН при заполнении бланка не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается, вводите его корректно. |
Одновременно предоставляются два бланка: отменяющий — по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором указываются верные сведения. |
|
Неправильный СНИЛС сотрудника |
Как и в случае с ИНН, отсутствие кода не является ошибкой, но за неверные сведения можно получить штраф. |
Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме. |
|
Неправильный отчетный период |
Нужно правильно указать код месяца и год. |
Необходимо повторно предоставить форму со статусом «исходящая», корректно указав отчетный период. |
Состав СЗВ-М и порядок заполнения
При небольшой численности все данные легко уместятся на одной странице бланка СЗВ-М.
Форма СЗВ-М содержит минимальную информацию, но при этом позволяет Пенсионному фонду вести учет застрахованных лиц.
В первом разделе бланка страхователи указывают свои реквизиты: наименование, регистрационный номер, присвоенный ПФР, ИНН, КПП.
Второй раздел включает лишь отчетный период, зашифрованный специальным кодом. Коды соответствуют стандартной нумерации месяцев — 01 для января, 02 для февраля и т.д. Год, за который представляется отчет, указывается в поле «Календарный год».
Третий раздел указывает на тип формы. Если отчитываетесь впервые — ставьте код «исхд». Если в первичном отчете были ошибки или нужно внести дополнительную информацию, закодируйте СЗВ-М кодом «о соответственно.
Самый важный и информативный — последний раздел. Здесь непосредственно прописывается информация о работниках: ФИО, СНИЛС, ИНН каждого застрахованного лица.
Представление нулевой формы СЗВ-М действующим законодательством не предусмотрено. Поэтому вопрос о том, как заполнить нулевой отчет СЗВ-М, не актуален.
При отсутствии в отчетном месяце начислений и штатных сотрудников компании всё равно нужно сдать СЗВ-М. Но он не будет считаться нулевым, т. к. будет содержать сведения о директоре (единственном учредителе).
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Сдавать или нет пустой бланк в 2020 году?
Может ли вообще СЗВ-М в 2021 году быть нулевой. В самом отчете написано, что сведения в 2021 году подаются:
- на каждого работника, с которым в месяце, за который представляется СЗВ-М, заключен или продолжает действовать трудовой договор;
- на каждое физлицо, с которым в месяце, за который подается СЗВ-М, заключен/продолжает действовать/ прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.
Получается, что нулевой отчетности в 2021 году, в принципе, быть не может, т.к. хоть один работник в фирме должен быть – ее директор (он может быть и учредителем).
СЗВ-М в 2021 году: как заполнить и сдать
Сдается ли нулевой СЗВ-М при отсутствии штата и деятельности компании в целом?
В предыдущем разделе был сделан обоснованный вывод о том, что СЗВ-М нулевым быть не может — как минимум, в нем должны содержаться персонифицированные сведения на руководителя (единственного учредителя).
Тогда возникает еще один вопрос: можно ли вообще не представлять СЗВ-М, если нет начислений — в отчетном периоде деятельности не было, директор не получал доходов? Ответ на этот вопрос дает судебная практика.
Компания не сдала СЗВ-М и ПФР ее оштрафовал. В свое оправдание компания ссылалась на то, что у нее нет работников, а директор (один из учредителей) в отчетном месяце не получал доход.
Суды всех инстанций поддержали ПФР — штраф правомерен, компания была обязана сдать СЗВ-М с данными о директоре. А невыплата ему вознаграждения правового значения не имеет (постановление АС Центрального округа от 18.04.2019 по делу № А14-1839/2018).
Для представления в ПФР отчета по форме СЗВ-М не важно, заключен с директором трудовой договор или нет. Отчитаться всё равно придется даже при отсутствии деятельности (письмо ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846). Ситуация, когда трудовой договор с директором (единственным учредителем) не заключен, не столь однозначна. Однако менее рискованно отчитаться.
Представление нулевой формы СЗВ-М действующим законодательством не предусмотрено. Поэтому вопрос о том, как заполнить нулевой отчет СЗВ-М, не актуален.
При отсутствии в отчетном месяце начислений и штатных сотрудников компании всё равно нужно сдать СЗВ-М. Но он не будет считаться нулевым, т. к. будет содержать сведения о директоре (единственном учредителе).
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Может ли вообще СЗВ-М в 2021 году быть нулевой. В самом отчете написано, что сведения в 2021 году подаются:
- на каждого работника, с которым в месяце, за который представляется СЗВ-М, заключен или продолжает действовать трудовой договор;
- на каждое физлицо, с которым в месяце, за который подается СЗВ-М, заключен/продолжает действовать/ прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.
Получается, что нулевой отчетности в 2021 году, в принципе, быть не может, т.к. хоть один работник в фирме должен быть – ее директор (он может быть и учредителем).
Кто должен отчитываться по данной форме? Все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели, имеющие в своем штате работников, подают в ПФР месячный отчет.
Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М
Сроки сдачи СЗВ-М лучше не нарушать. При большой численности работников это чревато огромными штрафами.
Уникальность этой формы в том, что штраф будет зависеть от количества застрахованных лиц. Причем штрафные санкции одинаковы и за нарушение сроков, и за неполные и недостоверные данные в отчете.
Предположим, в ООО «Смена» трудятся 376 человек. Бухгалтер компании забыл сдать отчет вовремя. ПФР вправе оштрафовать ООО «Смена» на 188 000 рублей (500 руб. х 376 чел.). Как видно из примера, штраф за каждого работника составляет 500 рублей (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Если страхователь подаст дополняющую форму СЗВ-М по работникам, которые изначально не были включены в форму, позже срока (в том числе до того, как Пенсионный фонд обнаружит ошибку), то штрафа избежать уже не получится. Можно лишь снизить его размер.
Штраф за неверный формат СЗВ-М — 1 000 рублей. Столько заплатят страхователи, которые сдали отчет на бумаге, если у них 25 или больше застрахованных лиц.
Когда и кем подается отчет
Начиная с 2021 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2021 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.
Если день подачи приходится на выходной или праздник, то СЗВ-М нужно подать на следующее число после него.
По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2021 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.
Лицом, отвечающим за составление формы, а также ее подачи является работник, на которого возложены обязанности ведения приказов приема и увольнения, а также составление трудовых договоров.
Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.
Для удобного заполнения отчета имеется широкий спектр программ. Их можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке «бесплатные программы для работодателей».
Подготовьтесь к СЗВ-М!
Санкция за просрочку сдачи СЗВ-М и его непредставление одинаковая — штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором получены с опозданием или не получены совсем. При этом срок опоздания не влияет на сумму штрафа: он будет тем же при просрочке в один день или в один месяц.
Как считать сумму штрафа:
- в компании работают 30 человек, при просрочке сдачи СЗВ-М нужно заплатить 15 тысяч рублей (30 * 500);
- в компании работают 30 человек и СЗВ-М на них подали вовремя. Но в процессе проверки выяснилось, что в отчёт забыли включить двух физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Штраф составит 1 тысячу рублей (2 * 500).
Согласно Кодексу об административных правонарушениях (статья 15.33.2 КоАП РФ), должностное лицо компании (директор или главный бухгалтер) будет оштрафовано на сумму от 300 до 500 рублей. На ИП административный штраф не распространяется.
Избежать штрафа по просрочке не получится, а штрафа за ошибки в отчёте — можно. У страхователя есть 5 рабочих дней после получения уведомления от ПФР, чтобы их исправить и сдать дополняющую форму. Тогда штрафа не будет. Также штраф не грозит, если страхователь сам заметит ошибки и успеет подать дополняющую форму в установленный для сдачи срок.
Судебная практика по штрафам за ошибки в СЗВ-М, в целом, складывается неоднозначно. Поэтому очень важно заранее сдавать отчёт, чтобы было время внести корректировки. В этом вам поможет налоговый календарь интернет-бухгалтерии «Моё дело». Система вовремя напомнит о сдаче январского отчёта, заполнит его вместе с вами и отправит в ПФР.
С 1 января 2021 года введены штрафные санкции для тех, кто несвоевременно предоставил отчет или допустил ошибки в документе. Пока принято решение не привлекать к ответственности компании. Меры воздействия коснутся отдельных должностных лиц, ответственных за сдачу отчета. Для них предусмотрен штраф от 300 до 70000 руб. Наказание применяется за каждый документ, содержащий ошибочную информацию или некорректно составленный.
В разряд постоянных перешло предписание срочно сдавать отчет при найме нового сотрудника или увольнении старого. Передавать актуальные сведения следует не позже одного рабочего дня. Срок установлен с момента издания и подписи приказа о найме или увольнении.
Остальные кадровые перестановки не требуют такой срочности. Отчет по переводу сотрудников на другую должность можно передать до 15 февраля.
В ст.6.1 НК РФ предусмотрено внесение изменений в сроки подачи отчетности. За их нарушение также предусмотрено наказание должностного лица в виде штрафных санкций.
В соответствии с внесенными изменениями период сдачи отчета зависит от месяца, в котором произошло событие. Подробные данные приведены в таблице.
|
Месяц, в котором произошли кадровые изменения |
Срок представления документации (указан последний день) |
|
01 (январь) |
15.02 |
|
02 (февраль) |
15.03 |
|
03 (март) |
15.04 |
|
04 (апрель) |
17.05 |
|
05 (май) |
15.06 |
|
06 (июнь) |
15.07 |
|
07 (июль) |
16.08 |
|
08 (август) |
15.09 |
|
09 (сентябрь) |
15.10 |
|
10 (октябрь) |
15.11 |
|
11 (ноябрь) |
15.12 |
|
12 (декабрь) |
17.01.22 |
Форма CЗВ‑ТД: инструкция по заполнению
Начиная с 2021 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2021 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.
Если день подачи приходится на выходной или праздник, то СЗВ-М нужно подать на следующее число после него.
По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2021 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.
Лицом, отвечающим за составление формы, а также ее подачи является работник, на которого возложены обязанности ведения приказов приема и увольнения, а также составление трудовых договоров.
Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.
Для удобного заполнения отчета имеется широкий спектр программ. Их можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке «бесплатные программы для работодателей».
С момента возникновения месячного отчета о застрахованных лицах в отделениях Пенсионного фонда различных регионов идут разногласия. Одни считают, что, даже если, кроме начальника в фирме нет других наемных лиц, то нулевой отчет нужно подавать, чтобы зафиксировать факт трудоустройства. Другие считают, что этого делать не надо.
Согласно этим мнениям, СЗВ-М может быть представлена:
- Нулевая, без списка застрахованных лиц.
- Показывается только директор учреждения.
- Не предоставляется, так как работодатель, работая без трудового контракта, посчитал это нужным.
Какая ситуация правильная? Попробуем разобраться. Законами не установлено понятие нулевого отчета СЗВ-М. Если нулевой, значит, нет данных для его заполнения.
По нашей информации образец заполнения для ИП формы СЗВ-М в 2021 году не претерпит серьезных изменений. Бланк и правила остались те же. Нужно учесть только некоторые особенности статуса ИП.
Так, нужно отметить, что отчет подает именно предприниматель. Для этого:
- в графе «Название (краткое)» нужно не забыть сделать пометку – «ИП»;
- в графе о должности – указать, что отчет подписывает именно ИП.
Весь наемный персонал ИП перечисляет в четвертом разделе отчета. При этом самого себя включать в СЗВ-М не нужно, поскольку сам с собой ИП трудовой договор не заключает! В остальном, принципиальных особенностей заполнения отчета ИП нет.
Подробнее об этом смотрите в статье «СЗВ-М: заполняем сведения о застрахованных лицах».
Приведем образец заполненного отчета.
Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда
Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.
Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если последний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Но работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.
Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году в виде таблицы:
| Отчетный период (2020 год) | Срок сдачи |
| Январь | 17.02.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Февраль | 16.03.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Март | 15.04.2020 |
| Апрель | 15.05.2020 |
| Май | 15.06.2020 |
| Июнь | 15.07.2020 |
| Июль | 17.08.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Август | 15.09.2020 |
| Сентябрь | 15.10.2020 |
| Октябрь | 16.11.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Ноябрь | 15.12.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Декабрь | 15.01.2021 |
Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2021 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.
Для чего сдавать СЗВ-ТД
Помогли разобраться эксперты Эвотора
При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.
В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.
Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.
Даже если работник предпочёл оставить бумажный вариант трудовой книжки, работодатель всё равно отражает все изменения в форме СЗВ-ТД, параллельно делая запись в трудовой, если это необходимо.