Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анализ использования рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Анализ фонда рабочего времени необходим для установления наиболее эффективной стратегии развития компании. Чем более эффективной будет стратегия, тем большей производительности работников можно добиться. Анализ предполагает наблюдение за рабочими процессами. Главная его цель – сокращение потерь времени. Для того чтобы сократить простои, нужно определить, чем именно они вызваны. Именно для этого и нужно наблюдение за работой сотрудников.
При анализе учитывают потери рабочего времени, которые подразделяются на целодневными и внутрисменными. Рассмотрим примеры целодневных потерь:
- Плановый отпуск.
- Отпуск по БиР.
- Простои.
- Отгулы по разрешению руководства.
- Прогулы по неуважительной причине.
- Отпуск по больничному.
Рассмотрим примеры внутрисменных потерь времени:
- Ремонт ОС.
- Во время смены отключился свет, работники не смогли продолжать деятельность.
- Укороченные смены, положенные несовершеннолетним.
- Перерывы для женщин, кормящих грудничков.
Учитывать нужно все потери времени, вне зависимости от их причин.
Рассмотрим цели анализа ФРВ:
- Определение потерь РВ.
- Определение резервов времени.
- Разработка плана мероприятия по использованию времени.
- Увеличение эффективности организации.
- Повышение рентабельности.
Анализ выполняется в соответствии со следующим алгоритмом:
- Оценка баланса РВ.
- Оценка соответствия работы сотрудников режиму труда.
- Анализ неотработанного времени.
- Определение причин, по которым возникли простои.
- Оценка сверхурочной деятельности.
- Оценка влияния простоев на общую производительность.
По полученным результатам можно проводить оптимизацию рабочих процессов.
Что такое анализ затрат рабочего времени
Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.
Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.
Пример реального анализа трудозатрат
Возьмем данные фабрики спортивных товаров ООО “Искра” и на их базе проведем анализ использования рабочего времени.
Таблица с показателями трудозатрат
| № | Трудовой показатель | Данные за 2020 год (факт) |
Данные за отчетный 2021 год | Отклонение | ||
| План | Факт | От показателей предыдущего года | От планового | |||
| 1 | Среднесписочная численность | 78 | 80 | 79 | +1 | -1 |
| 2 | Средняя выработка одного сотрудника в год: | |||||
| дней | 238 | 247 | 240 | +2 | -7 | |
| часов | 1876 | 1963 | 1900 | +25 | -63 | |
| 3 | Средняя продолжительность рабочего дня, час | 7,88 | 7,95 | 7,92 | -0,03 | +0,04 |
| 4 | Фонд рабочего времени, час | 146284 | 157092 | 150163 | -3879 | -6929 |
| 5 | Отработано сверхурочно, час | 70 | — | 190 | 120 | +190 |
Для чего нужен расчет показателей фонда рабочего времени
Фонд рабочего времени необходим, в первую очередь, для планирования использования трудовых ресурсов. Зная количество потенциально возможных дней и часов работы, можно рассчитать плановую производительность. А сравнение фактического показателя с ранее определенным плановым покажет потери и позволит проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.
Основой для расчета является ФРВ по отдельно взятому сотруднику. Именно понимание того, сколько в действительности может отработать сотрудник с учетом:
- его физических возможностей;
- требований трудового законодательства;
- возможностей предприятия задействовать его потенциал,
позволяет определить возможности использования всего кадрового потенциала предприятия.
На практике рассчитываются следующие показатели ФРВ:
- календарный;
- номинальный;
- максимально возможный;
- эффективный.
В ходе изучения трудового процесса и его нормирования решаются две задачи: определение фактических затрат времени на выполнение операции и ее элементов; определение структуры затрат времени на протяжении смены (или ее части).
Различают два основных метода изучения затрат рабочего времени: метод непосредственных замеров и метод моментных наблюдений.
Метод непосредственных замеров заключается в непрерывном наблюдении за трудовым процессом, операцией или ее частями и фиксации показаний текущего времени либо продолжительности выполнения отдельных элементов операции.
Достоинства метода: подробное изучение процесса труда и использования оборудования; получение данных в абсолютном выражении (секунды, минуты, часы) и их высокая достоверность; установление фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдения, получение сведений о последовательности отдельных элементов работы; и так далее.
Недостатки метода: наблюдения длительны и трудоемки, обработка данных достаточно сложна; время наблюдения ограничено, наблюдение нельзя прерывать; один наблюдатель, как правило, не в состоянии обеспечить качественное наблюдение и фиксацию результатов более чем по трем — четырем объектам; постоянное присутствие наблюдателя оказывает психологическое; воздействие на работника, что может несколько искажать достоверность результатов.
Различают несколько разновидностей метода непосредственных замеров:
Сплошные замеры (по текущему времени) ведутся путем непрерывной регистрации всех элементов работы в их временной последовательности, в записи фиксируется календарное (текущее) время окончания каждого элемента.
Выборочные замеры применяются для изучения отдельных элементов работы, операции независимо от их последовательности во времени
Цикловые замеры используются для изучения элементов операции (действий, движений) небольшой продолжительности (до 1-3 с), когда регистрация каждого из них в отдельности дает слишком большую погрешность.
Достоинства метода: один исследователь может наблюдать почти неограниченное число объектов; достоверность наблюдения не пострадает, если оно будет прервано, а затем продолжено; по оценке специалистов, трудоемкость наблюдения и обработки данных в 5, 10 раз меньше, чем при методе непосредственных замеров, ниже физические и нервные нагрузки у наблюдателя; и прочее.
Недостатки метода: результатом являются только усредненные данные;
структура затрат рабочего времени может быть раскрыта не полностью;
отсутствуют данные о последовательности и рациональности выполнения приемов и операций, нет возможности непосредственно фиксировать причины простоев, потерь, нерациональных затрат рабочего времени. В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени выделяют следующие виды наблюдений: хронометраж, фотография рабочего, фотохронометраж, самофотография рабочего времени.
Различают следующие способы ведения наблюдений:
· Визуальный
· Наблюдение с помощью приборов
· Автоматический способ
По способу записи результатов наблюдения различают: цифровую (минуты, секунды), индексную (буквенные и условные обозначения), графическую (графики в масштабе времени) записи; фотокинорегистрацию; осциллограмму; смешанную (комбинированную) форму записи, например индексно-цифровую.
Анализ фонда рабочего времени необходим для установления наиболее эффективной стратегии развития компании. Чем более эффективной будет стратегия, тем большей производительности работников можно добиться. Анализ предполагает наблюдение за рабочими процессами. Главная его цель – сокращение потерь времени. Для того чтобы сократить простои, нужно определить, чем именно они вызваны. Именно для этого и нужно наблюдение за работой сотрудников.
При анализе учитывают потери рабочего времени, которые подразделяются на целодневными и внутрисменными. Рассмотрим примеры целодневных потерь:
- Плановый отпуск.
- Отпуск по БиР.
- Простои.
- Отгулы по разрешению руководства.
- Прогулы по неуважительной причине.
- Отпуск по больничному.
Рассмотрим примеры внутрисменных потерь времени:
- Ремонт ОС.
- Во время смены отключился свет, работники не смогли продолжать деятельность.
- Укороченные смены, положенные несовершеннолетним.
- Перерывы для женщин, кормящих грудничков.
Учитывать нужно все потери времени, вне зависимости от их причин.
Рассмотрим цели анализа ФРВ:
- Определение потерь РВ.
- Определение резервов времени.
- Разработка плана мероприятия по использованию времени.
- Увеличение эффективности организации.
- Повышение рентабельности.
Анализ выполняется в соответствии со следующим алгоритмом:
- Оценка баланса РВ.
- Оценка соответствия работы сотрудников режиму труда.
- Анализ неотработанного времени.
- Определение причин, по которым возникли простои.
- Оценка сверхурочной деятельности.
- Оценка влияния простоев на общую производительность.
По полученным результатам можно проводить оптимизацию рабочих процессов.
Праздничные дни в 2021 году
| 1,2,3,4,5,6,8января | Новогодние каникулы |
| 7январячт | Рождество Христово |
| 23февралявт | День защитника Отечества |
| 8мартапн | Международный женский день |
| 1маясб | Праздник весны и труда |
| 9маявс | День Победы |
| 12июнясб | День России |
| 4ноябрячт | День народного единства |
Анализ фонда рабочего времени
Зачастую проблемы российских организаций начинаются с нарушения экономической логики найма персонала: сначала нанимаются работники, а потом под их количество ищется работа. В результате в организации возникают периоды времени, когда часть работников не догружена в полной мере. С одной стороны, жалко уволить: придет новый заказ, а у нас нет специалистов. С другой стороны, экономика вопроса: люди ничего не производят, а зарплату мы им платим, тем самым порождая дисбаланс в бюджете организации — расход на единицу труда есть, а прихода на эту же единицу труда нет.
Словарь трудового права. Закон экономии времени (англ. economy of time law, нем. Gesetz von der Okonomie der Zeit) — всеобщий экономический закон, определяющий объективный процесс рационального использования времени как обществом в целом, так и отдельной личностью для более быстрого достижения намеченных целей (Энциклопедия социологии, 2009).
Другой частый перекос в расчетах персонала — наем минимально возможного количества работников для выполнения конкретного производственного задания. В этом случае не учитываются субъективные характеристики работника как носителя трудового ресурса — он может заболеть, ему нужен отдых, в его жизни могут случиться непредвиденные обстоятельства. А мгновенной замены такому работнику у работодателя нет. Такой дефект планирования трудовых ресурсов ведет к постоянной работе на сверхусилии, а следовательно, к росту болезней, текучести кадров, срыву сроков выполнения заказов, возрастанию издержек.
Как рассчитываются потери рабочего времени
Для построения системы эффективного управления рабочим временем необходимо соблюдение двух базовых условий:
во-первых, работодателю необходимо иметь осознанную, научно обоснованную систему нормирования труда. Статья 159 ТК РФ оставила за работодателем право самостоятельно определять необходимую ему систему нормирования труда, при этом она может быть установлена коллективным договором или принята с учетом мнения представительного органа работников;
во-вторых, у работодателя должен быть налажен учет труда: табели учета рабочего времени в нормальных и вредных условиях труда, нормируемые задания, применение методов оценки трудозатрат, таких как хронометраж, фотография рабочего времени, метод моментальных наблюдений, ведение статистики занятости трудовых ресурсов в организации.
Это позволит оценить резервы рабочего времени.
Общие потери рабочего времени определяются на основе баланса рабочего времени как разница между временем, фактически отработанным всеми рабочими за отчетный период (без учета сверхурочных часов), и плановым временем, предусмотренным для выполнения задания по выпуску продукции, скорректированного на фактическую численность рабочих.
Также этот же расчет можно произвести путем умножения потерь рабочего времени, допущенных одним рабочим, на фактическую численность рабочих и прибавления к полученной величине отработанных сверхурочно часов.
Целодневные потери рабочего времени определяются как разность между отработанными человеко-днями фактически и по плану, пересчитанными на фактическую численность рабочих. И аналогично целодневные потери можно найти умножением целодневных потерь рабочего времени одним рабочим на фактическую численность рабочих. Основной причиной целодневных потерь рабочего времени являются целодневные простои оборудования из-за необеспеченности необходимыми материальными и энергетическими ресурсами, поломок, внеплановых ремонтов, а также потерь рабочего времени на исправление брака, прогулов и т.п. Снижение целодневных потерь рабочего времени достигается за счет проведения мероприятий по сокращению простоев и исключению прогулов [4].
Расчет максимально возможного фонда
Максимально возможный фонд рабочего времени еще один из наиболее информативных показателей. Здесь учитываются не только периоды отдыха и праздники, в дни которых трудовое население страны не посещает работу на законных основаниях, но и отпуск. Согласно ТК РФ, срок последнего составляет 28 дней. На такое количество может рассчитывать каждый официально трудоустроенный гражданин. И именно этот параметр требуется для вычисления максимально возможного фонда.
Потребуется произвести следующие действия для расчета:
- число дней, приходящихся на отпуск одного работника, умножить на количество человек, зачисленных в штат предприятия;
- полученное значение вычесть из суммы номинального фонда.
Фонд рабочего времени в 2020 году
В 2020 году процедура определения фонда рабочего времени будет проходить в стандартном порядке, без каких-либо изменений или дополнений. Если же говорить об основных целях, которые будут преследоваться работодателями, к таковым можно отнести следующие:
- Определение потерь рабочего времени. Как уже было сказано выше, причинами для данных потерь могут являться самые различные обстоятельства. Даже незначительные, но постоянные опоздания сотрудников также оказывают отрицательное влияние на состояние фонда.
- Определение существующих временных резервов. Работодатель всегда должен знать об особенностях и правилах распределения рабочего времени в своей собственной организации.
- Разработка максимально эффективного плана будущих мероприятий для оптимизации режима рабочего времени. В данные мероприятия могут входить самые различные действия, которые действительно смогут оказать положительное влияние на общее состояние фонда рабочего времени.
- Общее повышение рентабельности организации. Безусловно, грамотное использование рабочего времени помогает нормализовать процесс выполнения сотрудниками их профессиональных обязательств. Это, в свою очередь, положительно сказывается на регулярной производительности предприятия, на постоянном повышении показателей труда и т.д.
Календарный фонд рабочего времени
Календарный фонд рабочего времени обнаруживается достаточно легко. Для расчета данного показателя необходимо сложить абсолютно все списочные числа, которые были в определенном временном периоде. Следует отметить, что сюда помещаются даже те дни, которые выпадали на выходные или на официальные праздники.
Если говорить о значимости данного показателя, можно отметить, что он, как правило, обнаруживается только для последующих вычислений. Фактически он не сможет дать работодателю достаточно верную и подробную информацию относительно текущей эффективности степени распределения рабочего времени в данной организации.
В некоторых случаях, календарный фонд может быть обнаружен и несколько иным способом. В частности, он может быть основан на сумме всех явок и неявок сотрудников на свои места в течение соответствующего временного периода времени. Если число неявок превышает все допустимые показатели – подобное положение вещей действительно может оказать весьма негативное влияние на общую работоспособность всего предприятия и на регулярные показатели эффективности.
Для чего нужен расчет показателей фонда рабочего времени
Фонд рабочего времени необходим, в первую очередь, для планирования использования трудовых ресурсов. Зная количество потенциально возможных дней и часов работы, можно рассчитать плановую производительность. А сравнение фактического показателя с ранее определенным плановым покажет потери и позволит проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.
Основой для расчета является ФРВ по отдельно взятому сотруднику. Именно понимание того, сколько в действительности может отработать сотрудник с учетом:
- его физических возможностей;
- требований трудового законодательства;
- возможностей предприятия задействовать его потенциал,
позволяет определить возможности использования всего кадрового потенциала предприятия.
На практике рассчитываются следующие показатели ФРВ:
- календарный;
- номинальный;
- максимально возможный;
- эффективный.
Определяться они могут как в днях, так и в часах. Расскажем далее о назначении и порядке расчета каждого из них.
Расчет максимально возможного фонда
Максимально возможный фонд рабочего времени еще один из наиболее информативных показателей. Здесь учитываются не только периоды отдыха и праздники, в дни которых трудовое население страны не посещает работу на законных основаниях, но и отпуск. Согласно ТК РФ, срок последнего составляет 28 дней. На такое количество может рассчитывать каждый официально трудоустроенный гражданин. И именно этот параметр требуется для вычисления максимально возможного фонда.
Потребуется произвести следующие действия для расчета:
- число дней, приходящихся на отпуск одного работника, умножить на количество человек, зачисленных в штат предприятия;
- полученное значение вычесть из суммы номинального фонда.
Эффективный фонд рабочего времени
Отдельно стоит упомянуть о таком понятии, как эффективный ФРВ. Такой показатель невозможно спланировать в отношении отдельно взятого работника. Подсчет производится по каждой категории сотрудников. При этом также учитываются особые условия труда, невыходы за прошлые годы и прочие моменты.
Целью же подобного планирования выступает выявление оптимального количества служащих для исполнения ими деятельности в рамках конкретного периода. А также расчет этого вида ФРВ требуется для оценки эффективности использования трудового ресурса.
Например, работодатель принимает заказ на исполнение которого требуется 400 часов. При делении показателя на 8 (количество трудовых часов в стандартном рабочем дне), выясняется, что на исполнение заявки одним человеком требуется 50 дней. Однако такой подход малоэффективен, поэтому наниматель привлекает для исполнения заказа 10 человек. Каждому из них будет отведено по 40 часов работы. Соответственно на исполнение всего заказа будет затрачено всего 5 дней.
Показатель ФРВ необходим для выявления уровня эффективности деятельности работников относительно используемого ими трудового времени. Сравнение и анализ планового ФРВ и фактического указывают на недочеты в организации служебного процесса и помогают улучшить производительность компании в дальнейшем. Кроме того, показатель активно используется бухгалтерами и работниками кадровой службы. Например, для составления оптимального сменного графика труда, выявления необходимой численности штата в компании, начисления заработка и прочих моментов.
Номинальный фонд рабочего времени — это фактически число дней выходов на работу (подлежащих отработке часов по графику) за тот или иной временной период. Чтобы его определить, из календарного ФРП необходимо вычесть праздничные и выходные дни.
Номинальный фонд рабочего времени на 2021 год Россия использует для составления производственного календаря. Так, число потенциально возможных дней выходов на работу одного сотрудника равно именно этому показателю.
Сделаем расчет для нашего примера:
Как было сказано выше, показатель можно определять не только в днях, но и в часах. Переведенный в часы, он должен учитывать не только праздничные дни, но и сокращение продолжительности работы накануне праздника на один час. В 2021 году, например, таких дней шесть:
- 22 февраля;
- 7 марта;
- 28 апреля;
- 8 мая;
- 9 июня;
- 29 декабря.